Vodenje naših financ

Kakovosten računovodski servis pomeni podjetniku varnost, saj mu zagotavlja celovito podporo s področja davkov in financ. S tem mu lahko v dobri meri doprinese k bolj uspešnem poslovanju. Na drugi strani pa lahko nestrokoven računovodja, ki ni seznanjen z nenehnimi spremembami zakonodaje, naredi podjetniku veliko poslovno škodo, ki jo še zlepa ne bo mogel popraviti.

Slovenska zakonodaja sicer jasno določa, da je za pravilne in verodostojne računovodske izkaze odgovoren podjetnik. Ta pa si nujno mora zagotoviti ustrezno pomoč na področju računovodstva. Če podjetnik prepusti računovodske funkcije zunanjemu izvajalcu (računovodskemu servisu), se mora zavedati pomena izbire dovolj kvalitetnega servisa. V teh težkih gospodarskih časih, ko je skoraj vsaka poslovna poteza lahko že usodna, je strokoven, ažuren in izkušen računovodski servis še toliko bolj pomemben.
Kljub temu, da je vsem bolj ali manj znano, da sta pravilno računovodstvo in pravilne davčne odločitve izredno pomembni za uspešnost poslovanja, žal še vedno velik delež predvsem manjših podjetnikov to povsem premalo upošteva in varčuje ravno na račun računovodskih storitev in davčnega svetovanja. Zaradi nepoznavanja osnov računovodskega standarda marsikateri podjetnik v računovodstvu ne vidi nobene koristi. Celo nasprotno - to smatra kot neko »nujno zlo«, ki ga je zakonodajalec uveljavil zgolj zato, da bo odžiral njihov dobiček. S takšnim razmišljanjem se lastnik podjetja odloči za najbolj cenovno ugodno varianto opravljanja računovodskih storitev. Vodenje računov mu opravlja upokojeni sorodnik ali sosed, ki je pred leti sicer služboval v računovodskem podjetju. Drug pogost primer je, da se računovodstva loti partnerica podjetnika, ki si izkušnje s področja računovodstva in davčne politike poskuša nabrati na nekaj uvodnih seminarjih. Cenovno ugodno možnost opravljanja računovodstva podjetnik reši tudi tako, da izbere računovodski servis, ki mu ponudi najcenejšo ponudbo. In ne glede na to kaj je v ponudbi zaobjeto. V kateremkoli od navedenih primerih je veliko vprašanje, če se bo opravil vsaj tisti »goli« del računovodske storitve, katero od njega zahteva zakonodajalec. Dober računovodja pa lahko za cilj uspešnega poslovanja podjetja opravi še marsikaj več kot le knjiženje faktur.
Če smo lastnik podjetja, moramo kot prvo vedeti, da s prvim, drugim ali tretjim omenjenim primerom obstaja velika možnost, da poslovanje našega podjetja ne bo uspešno. Če ne prej, bomo na račun varčevanja pri računovodstvu kruto kaznovani ob prvem obisku davčnega inšpektorja. Znano je, da so kazni za poslovne subjekte pri davčnih prekrških zelo visoke. Poleg tega inšpektor lahko izreče doplačilo davka z zamudnimi obrestmi. Da bi se na svojih napakah lahko učili, visoke kazni vsekakor temu ne dopuščajo. Gotovo drži, da profesionalno vodenje knjig lahko olajša marsikatero težavo in poskrbi, da smo varni pred zakonom.
Računovodstvo in davčna zakonodaja sta izredno kompleksna in obsežna poglavja, ki jih noben posameznik ne more osvojiti čez noč. Ker se zakonodaja in pravilniki s strani zakonodajalca vseskozi spreminjajo, je potrebno neprestano spremljanje in seznanjanje z njimi. Poenostavljeno obrazloženo je za profesionalno vodenje računovodstva in krmiljenje med davčno zakonodajo potreben profesionalec, ki se redno ukvarja izključno s tem.

Naše osnovno znanje računovodstva

Še preden sploh pričnemo s poizvedbami po novem računovodskem servisu, si moramo sami pri sebi razjasniti, da za dosego želenega rezultata ne bo dovolj le računovodski servis s kvalitetnimi storitvami, temveč se bomo morali tudi mi spoznati vsaj z osnovnimi pojmi iz računovodstva in davščin. S tem osnovnim znanjem bomo kot prvo lažje in uspešneje izbrali najbolj primeren računovodski servis, kot drugo pa bomo le na ta način dovolj uspešno sodelovali z izbranim servisom, saj nam bodo razjasnjene številne neznanke iz sicer zelo obširnega področja knjigovodstva in davkov.
V naslednjih odstavkih je navedenih le nekaj pravil iz računovodskega in davčnega področja, ki jih naj bi vsak podjetnik poznal.
Vsak račun, ki je izdan drugemu davčnemu zavezancu v Sloveniji, mora obvezno vsebovati zaporedno številko računa, naziv in naslov davčnega zavezanca (izdajatelja računa) ter njegovega naročnika, identifikacijsko številko za DDV davčnega zavezanca (izdajatelja računa), datum opravljene storitve ali dobave blaga, obseg ter vrsto opravljene storitve oziroma količino in vrsto dobavljenega blaga, davčno osnovo od katere se obračuna DDV, ceno na enoto brez DDV, navedeni morebitni popusti, ki niso vključeni v ceno na enoto, navedena stopnja DDV in znesek DDV.
Samostojni podjetnik (s.p.) mora prispevke za socialno varnost plačati do 15-tega v mesecu za pretekli mesec, akontacijo davka iz dejavnosti pa do 10-tega v mesecu za pretekli mesec.
Podjetnik mora obveznosti do DURS-a plačevati v roku predpisanega datuma do 13. ure. Kasnejša nakazila se sprovedejo šele naslednji dan in s tem pride do zamude ter avtomatskega obračunavanja zamudnih obresti.
Po zakonodaji je hramba poslovne dokumentacije obvezna najmanj 10 let. Zato je priporočljivo, da se račune, ki so termično natisnjeni, shrani fotokopirane.
V primeru davčnega inšpekcijskega pregleda moramo vedeti, da računovodski servis ne odgovarja za svoje napake. V skladu z veljavno zakonodajo je za poslovanje podjetja in s tem tudi za vsebino računovodskih izkazov ter davčnih obračunov izključno odgovoren le podjetnik sam. Tudi zaradi tega je pomembno naše vsaj osnovno znanje iz računovodstva in davčne zakonodaje, da lahko spremljamo in nadziramo opravljanje naših računovodskih storitev.

Izobraženost računovodje

Izobrazba zaposlenih v računovodskem servisu je gotovo eden od glavnih pokazateljev koliko so storitve servisa lahko strokovne. Danes je v javnosti pogosto slišati, da je del računovodskega sektorja v Sloveniji premalo izobražen, kar bo vsaj delno tudi držalo. Vzroka za to sta predvsem naša preteklost iz socialističnega sistema in sedanja zakonodaja. V času jugoslovanske države so v računovodstva državnih podjetij v velikem deležu delali ljudje iz proizvodnih linij. Največ jih je imelo neko drugo več ali manj srednješolsko izobrazbo. Z opravljenimi tečaji znotraj podjetja pa so se izobrazili za enostavna računovodska dela. Veliko se jih je v času razvoja slovenskega podjetništva odločilo za ustanovitev lastnega računovodskega servisa.
Drugi vzrok je v zakonu o gospodarskih družbah. Ta je sicer ustvaril zelo dobre pogoje za ustanavljanje cele vrste majhnih podjetij različnih dejavnosti. Vendar v nobenem predpisu omenjenega zakona ni zahtevana strokovna izobrazba tako delavcev kot vsaj vodje računovodskega servisa. S tem je znaten delež računovodskih servisov s kadrom neustrezne izobrazbe. Vsaj večina vodij takšnih servisov so skozi leta pomanjkljivo izobrazbo nadgrajevali z rednimi seminarji, kar sicer pripomore k strokovnejšemu izvajanju računovodskih storitev. Poleg tega je v Sloveniji nekaj inštitucij, ki želijo izboljšati kakovost in ugled računovodske panoge. Slovenski inštitut za revizijo (SIR) in Zbornica računovodskih servisov pri GZS (ZRS) nudita programe strokovnega usposabljanja, na podlagi katerega si računovodski servis pridobi ustrezen certifikat in prepoznaven naziv. Pridobitev takšnih certifikatov za opravljanje računovodske dejavnosti ni obvezna. Je pa seveda za iskalca računovodskega servisa pomemben dokaz o ustrezni kvalifikaciji servisa in s tem njegovi večji kredibilnosti.
Slovenski inštitut za revizijo izdaja tako imenovane slovenske računovodske standarde. Ti predstavljajo računovodska načela o metodah zajemanja in obdelovanja računovodskih podatkov, oblikovanja računovodskih informacij ter predstavljanja in shranjevanja računovodskih podatkov in informacij.
Zbornica računovodskih servisov je pred leti sprejela tako imenovani Standard izvajalcev računovodskih storitev. Ta predpisuje, da mora računovodski servis imeti vsaj enega zaposlenega računovodja z opravljenim strokovnim izpitom, ki ga opravi na Slovenskem inštitutu za revizijo ali na Zbornici računovodskih servisov. Lahko ima tudi priznan izpit po ACCA. Omenjeni standard predpisuje računovodskemu servisu tudi nekatere obvezne dejavnosti kot so varovanje osebnih podatkov, različni nadzori, arhiviranje podatkov, ipd. Poleg tega računovodje vzpodbuja k stalnemu izobraževanju in zavarovanju poklicne odgovornosti. Standard sicer ni zakonsko zavezujoč, vendar so ga podprle Finančna uprava, AJPES, Združenje bank Slovenije, Banka Slovenije in nekatere poslovne banke. Na ta način je standard pridobil svojo večjo vrednost.
Zveza računovodij, finančnikov in revizorjev Slovenije (RFR) ima vzpostavljen Register računovodske poklicne skupine in sistem certificiranja knjigovodij in računovodij. Na spletni strani www.oprps.org/register so podatki registra brezplačno javno objavljeni. V njem so navedene osebe z dodeljenim veljavnim strokovnim nazivom v računovodski poklicni skupini, ki je lahko: knjigovodja, računovodja, certificirani računovodja in certificirani računovodja specialist. V takšen register se lahko vpišejo le tisti posamezniki, ki izpolnjujejo pogoje Pravilnika o pridobitvi in ohranjanju strokovnih nazivov v računovodski poklicni skupini. Namen tega registra je uveljavljanje preglednih meril in pogojev za opravljanje računovodskega poklica pri nas. Javnosti naj bi bilo s tem na enostaven in jasen način predstavljena izbira strokovnega oziroma dovolj kakovostnega računovodja, ki je dovolj dobro usposobljen za svoje delo.
Na spletni strani ZRS-ja je objavljena publikacija, ki pomaga podjetnikom najti kakovosten računovodski servis. ZRS v Katalogu objavlja tudi seznam računovodskih servisov, ki ustrezajo visokim kakovostnim zahtevam (www.gzs.si/zrs).
Za računovodstvo bi lahko rekli, da je v primerjavi z drugimi dejavnostmi tista panoga v kateri je potrebno največ izobraževanj. Računovodski delavec bo dovolj uspešno opravljal svoje storitve samo v tem primeru, če bo vseskozi redno obiskoval za to namenjene seminarje. Davčna zakonodaja in s tem množica predpisov iz davkov in financ se vsakoletno spreminjajo in le z neprestanim seznanjanjem teh novosti lahko računovodja uspešno opravlja svoje delo. V računovodski panogi nikakor ne drži trditev, da več let delovnih izkušenj lahko nadomesti pomanjkljivo strokovno izobrazbo in sprotno izobraževanje.

Delovne izkušnje in reference računovodja

Zadostna izobraženost računovodje pa ne pomeni, da njegove delovne izkušnje niso pomemben element izbire. Vsekakor so. Po vsej verjetnosti bo precej bolj tvegano, če zaupamo svoje računovodstvo in finance računovodju, ki nima dovolj izkušenj in se je šele pred nedavnim pojavil na trgu. Dolgoletna tradicija računovodskega servisa v kombinaciji z rednim izobraževanjem njihovega osebja je eden od pokazateljev, da je temu servisu vredno zaupati.
Geslo, da dobre reference pomenijo dobro kvaliteto, bo v računovodski branži kar držalo. Ugled računovodskega servisa in z njim povezane njegove reference so eden najboljših znakov, da v tem podjetju vodijo računovodske storitve na visokem nivoju. Ob tem ne bo odveč, če se pri svojih znancih, ki imajo podjetje, pozanimamo kateremu računovodskemu servisu so zaupali in če so zadovoljni z njim. Če ima servis na primer na svoji spletni strani napisane reference z jasnim nazivom podjetja, je nam omogočeno enostavno preverjanje. Pokličemo referenčno podjetje in se pozanimamo ali za njih opravlja računovodske storitve navedeni servis. Pomembna informacija bo seveda ta, če so v podjetju zadovoljni z njihovimi računovodskimi storitvami.
Nezanemarljiv podatek je tudi ta ali ima računovodski servis zavarovano poklicno odgovornost. Namreč servis ima možnost, da s sklenjenim zavarovanjem pri zavarovalnici le ta krije škodo zaradi morebitne napake uslužbencev servisa pri opravljanju dejavnosti.

Prilagodljivost računovodje

Uspešnega računovodja se prepozna tudi po tem, da je temeljito seznanjen s poslovanjem našega podjetja. Vendar ne samo na koncu poslovnega leta, temveč nas redno tudi med letom obvešča in skrbi za optimizacijo naše bilance. Predvsem mora dobro poznati vso veljavno davčno zakonodajo in ugodnosti, ki izhajajo iz nje. Računovodja bo kljub pravočasnemu mesečnemu vodenju in knjiženju finančnih transakcij precej slabo opravil svoje delo, če nam bo le ob koncu leta pripravil letno poročilo. Takrat je namreč že prepozno za večino pomembnih zadev, ki bi se sicer lahko sproti uredile že med letom. S tem pa se lahko precej zmanjša naša davčna obremenitev. Vedeti moramo, da s sprotnim spremljanjem finančnega gibanja našega podjetja lahko bistveno lažje spremljamo naše finančno stanje in s tem lažje kujemo dobičke. Na ta način lahko predvidimo likvidnost podjetja že za nekaj mesecev vnaprej.
Pri izbiri novega računovodskega servisa je dobrodošla informacija tudi ta, če ima nov servis že kakšno stranko, ki se ukvarja z isto ali vsaj podobno dejavnostjo kot mi. S tem bo novi računovodja lažje in hitreje razumel nekatere posebnosti naše dejavnosti.

Cena storitve

Cena storitve pri tako pomembni dejavnosti kot je vodenje računovodstva pri kateremkoli podjetniku ne bi smel biti prvi kriterij izbire servisa. Vendar se žal še vedno vse prepogosto ravno to dogaja. V največ primerih neizkušeni računovodski servisi s sumljivo kvalitetnimi storitvami nudijo s ciljem pridobitve čim več strank, izjemno ugodne cenovne storitve. Če bomo imeli vsaj osnovno znanje računovodskih standardov, bomo lahko že mi sami takoj videli, da s takšno ceno ne morejo opraviti niti osnovnega vodenja knjigovodskih listin.
Servisi določijo ceno svoje storitve na podlagi obsežnosti dela, oziroma količine obdelanih podatkov. Vendar za isti obseg dela bomo pri določenem servisu lahko plačali večkratni količnik v primerjavi z drugim servisom. Vsekakor se naj pred izbiro temeljito prepričamo kaj nam servis nudi za določeno ceno. Na pogodbi o poslovnem sodelovanju naj natančno piše katere storitve so zajete v dogovorjeno ceno. Odvisno od servisa in seveda od dogovora nam ta lahko prevzame skoraj vso administracijo, fakturiranje, plačilni promet, arhiviranje in urejanje dokumentov, izterjavo dolžnikov, ipd. Lahko pa nam izvaja le tiste računovodske storitve, za katere menimo, da jim mi sami ne bomo kos.
V največ primerih se računovodski servis in stranka dogovorita za plačilo mesečnega pavšala. Lahko pa se storitev obračunava tudi na podlagi opravljenega dela. Prednost mesečnega pavšala oziroma zneska, kateri se vsaj kratkoročno ne spreminja, je seveda v tem, da lahko vnaprej predvidimo strošek našega računovodstva. Računovodski servis običajno določi ceno mesečnega pavšala glede na povprečno število naših prejetih in izdanih računov, števila redno zaposlenih v našem podjetju, števila podjemnih pogodb, avtorskih pogodb, ipd ter približnim številom osnovnih sredstev. Večina računovodskih servisov ima v svoji pavšalni ceni vključeno tudi izdelavo zaključnega letnega obračuna, kar pa še zdaleč ni nujno.

Varstvo računovodskih podatkov

Varnost poslovnih in osebnih podatkov je v sedanjem globalnem digitalnem svetu zelo pomembna zadeva. Z obdelavo vsemogočih poslovnih listin ima računovodja dostop do številnih osebnih podatkov. Uredba GDPR omogoča posamezniku vpogled v baze, v katerih se hranijo njegovi podatki. Od podjetnika oziroma lastnika baze podatkov lahko zahtevajo popravke podatkov ali izbris le-teh. GDPR uredba od računovodij zahteva popis evidenc osebnih podatkov in njihovo dosledno hranjenje. Z veljavno uredbo mora biti tudi jasno definiran odnos med podjetnikom, ki upravlja z osebnimi podatki in pogodbenim računovodjem. V primeru, da računovodju storitve obdelave podatkov izvaja njegov pogodbeni obdelovalec, mora svojega naročnika - podjetnika obvestiti o tem, kateri se mora tudi strinjati s tem.
V vsakem primeru naj pri izbiri servisa preverimo, če ta dovolj skrbi za varnost osebnih in poslovnih podatkov. Ob tem je priporočljivo, da je zagotovljeno varstvo podatkov navedena tudi v sklenjeni pogodbi o poslovnem sodelovanju med nami in servisom.
Med drugim mora računovodski servis imeti dovolj dobro zaščito pred nepooblaščenimi vdori v njegov računalniški sistem in izdelane varnostne kopije podatkov o poslovanju našega podjetja. Marsikateri podjetnik ob iskanju ustreznega računovodskega servisa temu kriteriju ne daje dovolj pozornosti ali jo sploh ne upošteva. Vendar v primeru izrednega dogodka v računovodski hiši kot je na primer udar strele, požar, poplava, kraja programske opreme, ipd. bodo kopije dokumentov marsikdaj edina rešitev. Izguba elektronskih podatkov zaradi vloma in kraje računalniške opreme sicer ne predstavlja višje sile, ki bi v primeru inšpekcijskega pregleda lahko opravičevala odgovornost za prekršek.

Medsebojna komunikacija

Kljub strokovnem delu in delovnih izkušnjam računovodja ne bo zadovoljivega uspeha, če ne bo med nami in računovodskim delavcem dobra komunikacija. Izvajanje knjigovodstva in celotne računovodske storitve nujno zahteva vsakomesečno izmenjavanje informacij med naročnikom in izvajalcem. Če bo ta komunikacija redna in odkrita, se marsikateri problem lahko reši še pred morebitno napačno poslovno odločitvijo. Zato naj izberemo takšnega računovodja, ki ne bo le »suhoparen« administrativni delavec, kateri opravlja svojo nalogo po predpisih zakonodajalca in nič drugega. Za uspešno sodelovanje je pomemben tudi prijateljski odnos med stranko in računovodjo. Ta odnos mora temeljiti na obojestranskem spoštovanju in zaupanju. V teh težkih gospodarskih časih je za upravljanje s financami podjetja še toliko bolj pomembno, da jih zaupamo edinole zaupanja vrednemu strokovnjaku. Če ni vsaj osnovnega prijateljskega odnosa, tudi takšnega zaupanja ne bo.
Dober računovodja nas bo že s pregledom poslovnih listin opozoril na morebitno napako v dokumentu, ki se sicer marsikdaj zgodi. Nam kot laiku takšna napaka niti ni posebej pomembna, vendar ob morebitnem davčnem pregledu bo ta lahko postala še kako pomembna. Davčni inšpektor lahko že na podlagi zanemarljive napake izloči prejeti račun, potni nalog ali celo izreče denarno kazen.
Predvsem pri pisanju potnih nalogov podjetniki pogosto delajo napake s površnim ali nepravilnim opisom. Ob pregledu potnih nalogov naj bi računovodja nas opozoril na takšne napake. Pravilno izdelan potni nalog pomeni, da je izpolnjen natančno in predvsem, da na kakršen koli način z dokazom opravičuje nastalo službeno pot. V rubriki »z nalogo« naj bo natančen opis kaj smo počeli. Pomembno je, da na službenem potovanju, ki ga s potnim nalogom prijavimo kot strošek, prejmemo in shranimo vsaj en račun, ki dokazuje, da smo se resnično nahajali na mestu, navedenem v potnem nalogu.
Kvaliteten računovodski servis uporabniku nudi svojega računovodskega skrbnika. To je računovodski delavec, ki je v uradnih urah delovanja servisa vseskozi dostopen po telefonski ali elektronski liniji za kakršna koli vprašanja v zvezi z vodenjem poslovnih knjig ali davčnim svetovanjem. Pri poslovanju vsakega podjetja se vsakodnevno pojavljajo problemi in neznanke, ki jih mi kot laiki pogosto ne znamo rešiti. Ob tem nam bo v veliko pomoč hiter odziv računovodskega skrbnika, ki nam bo znal pravilno svetovati še preden naredimo napačno poslovno potezo. Posredno si bomo s tem tudi nabirali znanje iz računovodstva in davčne zakonodaje. Če se bomo s pomočjo računovodskega skrbnika naučili brati bilance in finančne knjige, lahko s tem precej pripomoremo k uspešnemu poslovanju podjetja, saj bomo s tem natančno vedeli koliko smo zaslužili in koliko lahko porabimo, predvidimo lahko odhodne stroške, davke, itd. Ob tem je pomembno, da ima računovodski skrbnik vseskozi temeljit vpogled v naše knjigovodske podatke.

Ustrezna programska oprema

Pomembno je tudi, da ima računovodski servis sodobno programsko opremo. Z njo bo s pomočjo spletne povezave bistveno lažje, enostavnejše in hitrejše sodelovanje med nami in servisom.
Nekateri računovodski servisi omogočajo spletno računovodstvo oziroma tako imenovano e-računovodstvo. To je sicer sodoben in cenovno ugoden način vodenja računovodstva, ki je marsikdaj tudi osnovno komunikacijsko sredstvo med nami in računovodjem.
Z izvedbo takšnega načina izvajanja računovodskih storitev dobimo od računovodja na uporabo vso potrebno programsko opremo, iz katere izstavljamo različne dokumente (račune, predračune, dobavnice, odpise, ipd). Njih izpisujemo ali pošiljamo po elektronski pošti. V programsko opremo vnašamo oziroma skeniramo tudi prejete račune, plačila in ostale podatke. Po dogovoru z računovodjem lahko tudi on skenira prejete naše dokumente. S tem je vsa originalna papirna dokumentacija shranjena na strežniku v elektronski obliki in urejena tako, da so razvidne povezave med dokumenti.
Na ta način imamo mi in naš računovodja hkratni vpogled v isto bazo podatkov. Posledično s tem je zagotovljena maksimalna ažurnost poslovnih informacij, popolna njihova preglednost, bistveno izboljšana pa je tudi optimizacija poslovanja našega podjetja. S tem imamo z računovodjem vedno popolnoma usklajene računovodske podatke. Do baze podatkov lahko z elektronskim certifikatom mi ali računovodja dostopamo kadarkoli in kjerkoli. Za elektronsko varnost podatkov je poskrbljeno s požarnimi zidovi, različnimi gesli in šiframi. Bolj kot na osebnih ali prenosnih računalnikih, ki so lahko tarče kraje ali mehanskih poškodb, so podatki bolj varni na varovanih strežnikih.
Ker se z e-računovodstvom zmanjša količina dela, potrebnega za spremljanje zahtevanih računovodskih in davčnih evidenc, je takšna storitev praviloma cenejša od klasičnega papirnega računovodstva.
V elektronski arhiv dokumentacije imamo tudi bistveno lažji in hitrejši vpogled kot brskanje v goro arhivirane papirne dokumentacije.
Kljub hranjenju v digitalni obliki pa je originalno papirno dokumentacijo potrebno hraniti v skladu z zakonodajo. Vendar se z digitalizacijo razrešijo težave kopiranja originalnih dokumentov, ki se pri vodenju na klasičen način v večini primerov dogajajo.

Svetovanje iz področja davkov

Značilnost slovenskega davčnega sistema je tudi v tem, da se zelo hitro spreminja. Za zakonske določitve, ki so veljavne letošnje leto, še zdaleč ni rečeno, da bodo tudi v prihodnjem letu. Tudi zaradi tega slovenski podjetniki težko dolgoročno načrtujejo. Namreč določena poslovna rešitev je lahko trenutno davčno ugodna, z sprejetjem nove davčne zakonodaje pa je lahko ravno obratno. Poleg tega je v slovenski davčni zakonodaji mnogo nejasnosti, katere si lahko vsak po svoje razlaga. Tudi zaradi tega vedno obstaja neko tveganje ob obisku davčnega inšpektorja. Seveda pa kolikor bolj natančno posluje naše podjetje po navodilih davčne zakonodaje, toliko manjši je riziko davčne kazni. Za pravilno vodenje podjetja v davčnem labirintu pa je ključnega pomena davčno svetovanje.
Z resnimi davčnimi težavami se podjetnik sreča če ne prej, ob inšpekcijskem davčnem pregledu. Nepoučen pri tem v celoti ne pozna svojih pravic v skladu z Zakonom o davčnem postopku. Pomembno je, da nasproti davčnemu inšpektorju ne stoji le podjetnik, ki je kljub pravilnem in zakonitem poslovanju nevajen davčnih pregledov, temveč tudi usposobljen davčni strokovnjak. Ta zagotavlja uveljavljanje vseh pravic podjetnika v skladu z Zakonom o davčnem postopku ter lahko v primeru neugodnega davčnega zapisnika tudi sestavi pripombe na zapisnik in kasneje tudi pritožbo na odločbo davčnega organa.
Računovodski servisi se poleg prej navedenih dejavnikov med sabo razlikujejo tudi v tem ali bodo poslovne podatke podjetja le suhoparno »računovodsko obdelali« ali pa bodo znali podjetniku tudi svetovati kaj mora storiti, da bo njegovo finančno stanje ob koncu leta čimbolj ugodno za davčne obremenitve. Ob izbiri računovodskega servisa naj vsekakor upoštevamo tudi možnost davčnega svetovanja. Nekateri servisi imajo v ponudbi tudi izdelavo poslovnih, finančnih in investicijskih načrtov. S takšnimi dobrimi načrti si bomo lažje preprečili finančne izgube in si pridobili boljši pregled nad trgom ter s tem povečali možnosti za poslovni uspeh.
S pomočjo davčnega svetovalca, ki nam bo znal pravilno svetovati, bomo zakonodajalcu; torej državi plačevali manj davčnih dajatev kot bi jih sicer. In to še vedno v predpisanih okvirih davčne zakonodaje. Cilj davčnega svetovanja je torej zmanjšanje davčnih obveznosti na minimum. V ta obseg spada individualno svetovanje s področja davka od dohodka pravnih oseb, davka na dodano vrednost, dohodnine, davčnega postopka, trošarin, premoženjskih davkov, prispevkov za socialno zavarovanje in svetovanje na začetku ter koncu opravljanja dejavnosti.
Žal si podjetja davčnega svetovalca priskrbijo šele, ko se ob inšpekcijskem pregledu izkažejo določene nepravilnosti pri poslovanju in jih prizadenejo visoke kazni. Z davčnim svetovanjem naj ne odlašamo, saj nam bo ne samo omogočil poslovanje z manjšimi ali celo brez kazenskih tveganj, temveč bo tudi zagotovil večje davčne prihranke.

Ustanovitev podjetja

Največji vzrok vodenja lastnega računovodstva pri novih podjetnikih je seveda v varčevanju denarja. Na novi poslovni poti, ko še ni ustvarjenega nobenega poslovnega dobička, podjetnik varčuje pri vsakem evru. Vendar kot je bilo že omenjeno nikakor ne bi smel varčevati na račun slabše vodenega računovodstva.
In kako lahko pomaga računovodski servis, še preden novopečeni podjetnik izda kupcu prvi račun? S svojim svetovanjem mu pomaga izbrati njemu najbolj primerno pravnoorganizacijsko obliko. Svetuje pri morebitni priložnosti pridobitvi sredstev v primeru samozaposlitve. Razloži na katere ustanove se je potrebno obrniti pri vlaganju dokumentov in pomaga pripraviti poslovni načrt podjetja.
Za poznejšo poslovno uspešno pot podjetja je izbira ustrezne pravnoorganizacijske oblike še kako pomembna odločitev. Poznanih je več tovrstnih oblik. To so: samostojni podjetnik (s.p.), družba z omejeno odgovornostjo (d.o.o.), družba z neomejeno odgovornostjo (d.n.o.), delniška družba (d.d.), komanditna družba (k.d.), fundacija in zavod.
Daleč najbolj pogosti obliki sta samostojni podjetnik in družba z omejeno odgovornostjo. Samostojni podjetnik ni pravna oseba, temveč izključno le fizična oseba, ki na trgu samostojno opravlja pridobitno dejavnost. Takšna pravnoorganizacijska oblika ima določene prednosti in tudi slabosti. Prednost je predvsem v tem, da se za zagon podjetja ne potrebuje osnovnega kapitala. Ker ni ločenosti premoženja, se prosto razpolaga z denarjem. Je hitra in enostavna ustanovitev podjetja. V primerjavi z nekaterimi drugimi oblikami so nižji administrativni stroški. Vendar po drugi strani samostojni podjetnik z vsem svojim premoženjem odgovarja za svoje obveznosti. V primeru visokega dobička je davčna obremenitev dokaj visoka. Takšnega podjetja ne more ustanoviti več oseb.
Tako pri nas kot v svetu je najbolj pogosta pravnoorganizacijska oblika družba z omejeno odgovornostjo. Takšna družba je pravna oseba, ki je samostojni nosilec pravic in obveznosti v pravnem prometu. V primerjavi s samostojnim podjetnikom je prednost tovrstne oblike, da pravna oseba za prevzete obveznosti jamči le do višine lastnega premoženja. Torej za svoje obveznosti ne odgovarja s premoženjem, ki ga ima kot fizična oseba. Ravno tako je možna hitra in enostavna ustanovitev takšnega podjetja. Če podjetje ustanavlja več oseb, je to najbolj primerna organizacijska oblika. V primeru večjega dobička je davčno ugodnejša v primerjavi s samostojnim podjetnikom. Slabost družbe z omejeno odgovornostjo pa je predvsem v tem, da je pri ustanovitvi podjetja potrebno vplačati osnovni kapital (vsaj 7.500 EUR), nastanejo višji stroški poslovanja, izplačilo dobička pa je precej davčno obremenjeno.
Na začetku poslovne poti ustanovitelj podjetja seveda zelo malo ve tako o računovodskih standardih, davčni zakonodaji, kot o njemu najbolj primerni pravnoorganizacijski obliki. Zato je najem računovodskega servisa z njegovim svetovanjem takoj na začetku poslovne poti še toliko bolj pomembno.
Novopečeni podjetnik bo brez pravne pomoči težje dobil informacije o pridobivanju sredstev ob zagonu podjetja. Državna uprava ni le »goli pobiralec davkov in prispevkov«, temveč ob določenih pogojih nudi tudi subvencije. Kot ukrep za spodbujanje podjetništva nudi Slovenski podjetniški sklad subvencije za zagon inovativnih podjetij in subvencije za zagon podjetij v manj razvitih regijah.

Zapiranje podjetja

Različne odločitve pripeljejo lastnike podjetij in samostojne podjetnike do odločitve, da bodo prenehali z opravljanjem dejavnosti. Tukaj govorimo o: zapiranju podjetja, prenosom podjetja na podjetnika naslednika, stečaju in zapiranju v primeru smrti.
Ne glede na postopek zapiranja podjetja, pa moramo narediti kar se da točni načrt. V načrtu moramo predvideti vse postopkovne korake in roke kot so: presečni datum zapiranja podjetja, najava AJPES/sodišče, obveščanje poslovnih partnerjev, obveščanje zaposlenih, popis osnovnih sredstev, zalog, terjatev, denarnih sredstev, obveznosti…, cenitev osnovnih sredstev, poračun DDV-ja, ipd. To so le nekateri pomembni koraki, ki jih je potrebno predvideti, se pa med seboj razlikujejo glede na vrsto dejavnosti podjetja.
Pravno podlago o zapiranju podjetja najdemo v Zakonu o gospodarskih družbah in v Zakonu o finančnem poslovanju, postopkih zaradi insolventnosti in prisilnem prenehanju.
Najpomembnejši del pri zapiranju dejavnosti je oddaja Napovedi davka iz dejavnosti oziroma Napovedi davka od dobička pravnih oseb. Davčne obračune je potrebno oddati v rokih, razkriti pa moramo tudi morebitne skrite rezerve. Davčne posledice prenehanja opravljanja dejavnosti ureja Zakon o dohodnini. Po splošnih pravilih, vsebovanih v uvodnih določbah 51. člena ZDoh-2, se vsako prenehanje opravljanja dejavnosti obravnava kot odtujitev sredstev, nadaljevanje opravljanja dejavnosti s prevzetimi sredstvi pa kot pridobitev sredstev. Dobičke ugotovljene v skritih rezervah je potrebno obdavčiti. Narediti je potrebno tudi poračun DDV-ja in davek od dobička iz dejavnosti povečati za morebitne zneske izkoriščenih davčnih olajšav (na primer olajšave za investiranje).
Na te dodatne davčne obveznosti lastniki podjetij in samostojni podjetniki ob zapiranju ne pomislijo in velikokrat pride do slabe volje zaradi dodatnih finančnih bremen, ki bi se jim morebiti lahko izognili, če bi poznali davčne izjeme, naštete v Zakonu o davku od dobička pravnih oseb in Zakonu o davčnem postopku.
Dober računovodja nas lahko seznani in nam pojasni vse davčne posledice zapiranja podjetja. Če pa se odločimo in postopek zapiranja podjetja speljemo tudi s pomočjo pravnika, notarja in cenilca, se izognemo vsem morebitnim kasneje odkritim napakam.

Uporaba davčne blagajne

Če smo davčni zavezanec, ki poslujemo z gotovino, je priporočljivo, da račune izdajamo s pomočjo davčne blagajne. Glede na sedanjo zakonodajo računov za prodajo blaga ali storitev ni potrebno izdajati kmetom, društvom in nepridobitnim organizacijam, ki z dejavnostjo ne zaslužijo več kot 5.000 evrov na leto. Če smo davčni zavezanec, ki poslujemo z gotovino, je priporočljivo, da račune izdajamo s pomočjo davčne blagajne. Glede na sedanjo zakonodajo računov za prodajo blaga ali storitev ni potrebno izdajati kmetom, društvom in nepridobitnim organizacijam, ki z dejavnostjo ne zaslužijo več kot 5.000 evrov na leto.
Spremenjen zakon o davčnem potrjevanju računov iz leta 2018 dopušča, da lahko še vedno uporabljamo namesto davčne blagajne klasično vezano knjigo računov, vendar moramo podatke o vseh računih, izdanih z vezano knjigo računov v posameznem mesecu na FURS sporočiti najpozneje v 10-tih delovnih dneh v naslednjem mesecu. Ob tem moramo paziti, da nimamo v istem poslovnem prostoru davčne blagajne in vezane knjige računov. Za poslovni prostor velja vsak premičen ali nepremičen prostor, v katerem lahko samo začasno ali pa stalno izdajamo račune pri gotovinskem poslovanju ali za dobavo blaga.
S centralnim informacijskim sistemom Finančne uprave RS je preko spleta povezana vsaka davčna blagajna. Ob izpadu spletne povezave ali centralnega informacijskega sistema FURS-a, blagajna izda račun brez povezovanja na finančno upravo. Ta pa v tem primeru ne vsebuje enkratne identifikacijske številke, ampak le zaščitno številko izdajatelja računa.
Vsaka davčna blagajna deluje po sistemu on-line, kar pomeni da, ko izdamo račun, njega blagajna najprej pošlje preko spletne povezave informacijskemu sistemu finančne uprave, kateri prejete podatke samodejno preveri, potrdi račun in naši davčni blagajni pošlje identifikacijsko oznako, ki je vidna na izdanem računu. Šele zatem izdamo račun stranki. Račun mora biti izdan najpozneje ob prejemu gotovine. Celoten postopek potrjevanja računa je hiter oziroma traja le nekaj sekund. Po zakonodaji o DDV in davčnem postopku je račun nekoliko daljši in vsebuje še čas njegove izdaje, oznako načina plačila, enkratno identifikacijsko oznako računa (EOR), zaščitno oznako izdajatelja računa in oznako fizične osebe, ki izda račun.
Za izdajo računa lahko uporabljamo katerokoli elektronsko napravo, ki je za to usposobljena in ima dostop do spleta ter preko njega do informacijskega sistema finančne uprave. To je lahko pametni telefon, tablični računalnik ali tudi navaden osebni računalnik. Če bomo poslovanje opravljali v nepremičnem poslovnem prostoru, je za to primeren PC računalnik ali prenosnik, na terenu pa mobilna naprava kot je tablica ali pametni telefon.
Ob izbiri davčne blagajne se seveda pojavi prvo in osnovno vprašanje: »Katero blagajno naj izberemo?« Hiter in preprost odgovor na to je, da naj si izberemo takšno davčno blagajno, ki bo kar se da optimalno primerna za naše poslovanje.
Poleg prej omenjenega mesta uporabe blagajne, je njena izbira odvisna tudi od tega kakšno programsko opremo že imamo in koliko računov bomo na mesec izdali. Vsekakor pa mora biti programska oprema skladna z zakonodajo. Ponudnik blagajne mora zagotavljati, da se bodo tudi vse nadaljnje zakonske spremembe pravočasno upoštevale v programu. Upravljanje s programom naj bo čim bolj enostavno, da se njega lahko hitro privadijo tudi nevešči uporabniki elektronskih naprav. Pomembno je še, da ponudnik zagotavlja hitro in učinkovito podporo svojemu programu. In to tudi po daljšem času naše uporabe njegove programske opreme. Prenos podatkov iz davčne blagajne do našega računovodje naj bo omogočen čim bolj enostavno in hitro. Kar pomeni, da naj bo po elektronski poti. Pri ponudniku naj tudi preverimo, če ponujena cena blagajne zajema vse storitve v zvezi s tem. Torej ne samo programsko opremo, ampak tudi njeno namestitev, inštrukcije o uporabi programa, njegovo vzdrževanje in podporo, ipd.
Zaradi velike aktualnosti povpraševanja po davčnih blagajnah je na trgu tudi množica ponudnikov, med katerimi nekateri sploh nimajo primarno dejavnost programiranja računalniške opreme. Od začetka uveljavitve davčnih blagajn so tako številni primeri težav z delovanjem opreme ali nedelovanjem aplikacij, problemi z uporabnikom neprijaznimi vmesniki, ipd. Izberemo naj le takšnega ponudnika, ki ima dovolj izkušenj s programiranjem opreme za izdajanje računov. Ta nam bo znal zagotavljati tudi ustrezno pomoč pri namestitvi in podporo.
Že več zadnjih let sedanja tehnologija omogoča, da določene programske aplikacije, vključno z davčnimi blagajnami, delujejo na »cloud« oziroma »oblak« tehnologiji. To pomeni, da se vse podatke namesto na trdem disku računalnika shranjujejo na spletu oziroma v oblaku. Prednost tega je v bistveno večji varnosti podatkov. Trdi disk računalnika se namreč kaj hitro lahko pokvari. Tudi v primeru izgube ali okvare davčne blagajne so podatki varno shranjeni na spletu. Do podatkov preko »oblak« tehnologije lahko dostopamo kjerkoli in kadarkoli. Potrebna je le spletna povezava in naprava, ki omogoča brskanje po spletu. Vsekakor je torej priporočljivo izbrati davčno blagajno, ki omogoča shranjevanje podatkov v oblaku.
Pred prvo uporabo davčne blagajne moramo njo najprej prijaviti. To storimo s pridobitvijo namensko digitalnega potrdila, ki ga brezplačno prejmemo s strani finančne uprave. To potrdilo uporabljamo le za izmenjavo podatkov o računih in o poslovnih prostorih. Zaradi nadzora s strani finančne uprave moramo pred prvim pošiljanjem računa na finančno upravo poslati tudi podatke o poslovnih prostorih, kjer se bodo izdajali računi. Če se poslovni prostor spremeni, bomo po enakem postopku morali ponovno poslati spremenjene podatke poslovnih prostorov.
Strošek nakupa davčne blagajne je močno odvisna od kompleksnosti programske opreme, oziroma je odvisna od našega obsega gotovinskega poslovanja. Ta strošek moramo kriti mi sami. Ponudniki davčnih blagajn nudijo tudi njihov najem za različno časovno obdobje. Če naš posel ni sezonski in je skozi celo leto enakomerno porazdeljen, bo za nas najbolj ugoden zakup letnega najema blagajne. V primeru našega občasnega sezonskega posla se naj pri ponudniku pozanimamo o možnosti mesečnega najema ali paketnega le za nekaj mesecev. Ob tem je pomembno tudi kakšen je znesek stroškov, ko je blagajna v mirovanju.
Če smo mali zavezanec, ki izdamo le nekaj računov na dan, lahko izdamo račun le s pomočjo aplikacije, ki je na spletnem portalu eDavki. Aplikacija, ki je podobna tiskani knjigi vezanih računov, izpiše račun, mi ga pa natisnemo in izročimo stranki.
Kazni za neizdajanje gotovinskih računov ali nepravilne uporabe davčne blagajne so dokaj visoke. Z globo 1.200 do 10.000 eurov se kaznuje odgovorno osebo pravne osebe ali odgovorno osebo samostojnega podjetnika ali posameznika, ki samostojno opravlja dejavnost. Za gospodarske družbe pa višina kazni znaša lahko tudi do 150.000 evrov. Nadzor nad izdanimi računi poteka tako preko finančne uprave kot tudi preko kupca. Kupec blaga oziroma prejemnik storitve tako mora prevzeti račun in ga zadržati neposredno po odhodu s kraja nakupa ter ga na zahtevo predložiti pooblaščeni osebi. 40 evrov je globa, ki jo lahko inšpektor predpiše kupcu ob neupoštevanju teh pravil.

Najem kredita

Še preden se pri ponudnikih pričnemo resneje pozanimati glede pogojev najema kredita, naj dobro premislimo ali lahko do svojega finančnega cilja pridemo tudi na kakšen drugačen način. Če ne potrebujemo takoj finančnih sredstev, je vsekakor boljša odločitev naše redno varčevanje. S tem bomo prihranili pri obrestih in ostalih stroških, ki jih bomo dolžni vrniti dajalcu kredita.
Če smo ugotovili, da je za nas izposoja denarja več ali manj nujna in vsekakor smiselna, je pomembno, da si najprej odgovorimo ali si izposojo denarja zares lahko privoščimo. Torej ali smo prepričani, da bomo lahko redno vsak mesec odplačevali kreditni obrok. To bomo lahko ugotovili le s temeljitim pregledom naših financ, oziroma vseh naših prejemkov in izdatkov. Kar pomeni, da vsaj za nekaj mesecev nazaj pregledamo vse naše bančne izpiske in shranjene prejete račune. Ob tem ne smemo pozabiti na občasne stroške kot je na primer avtomobilska vinjeta, dopust, stroški zavarovanja, ipd., pa tudi na izdatke, ki nas čakajo v bližnji prihodnosti kot so stroški popravil, večji nakupi, obnova stanovanja, ipd.
Če naši dohodki presegajo naše stroške, si kredit po vsej verjetnosti lahko privoščimo. Ob tem je pomembno, da si pri razliki med našimi dohodki in izdatki pustimo nekaj rezerve za nepričakovane izdatke.
Z izdelanim pregledom naših izdatkov si lahko tudi povečamo našo kreditno sposobnost, saj na podlagi tega sedaj lahko ugotovimo čemu se morda lahko odrečemo in bi s tem še nekaj prihranili.
Postavimo si tudi rok do kdaj želimo kredit odplačati. Glede na naše zmožnosti se naj odločimo za čim hitrejše odplačilo kredita. Seveda pa ob pogoju, da ob tem ne bi zašli v težave zaradi nepredvidenih izdatkov.
Priporočljivo je tudi, da imamo ob najemu kredita zagotovljeno likvidnostno rezervo. To pomeni, da lahko v primeru izgube službe oziroma dela ali daljšega bolniškega staleža še določen čas redno plačujemo vse naše izdatke, vključno s kreditom. Priporočljiva omenjena likvidnostna rezerva naj bo vsaj za 3-mesečne naše izdatke.
V ponudbi so številne različne vrste kreditov, ki se sicer v osnovi delijo na potrošniški in stanovanjski. Med potrošniški kredit se štejejo osebni, študentski, premostitveni, hitri kredit,… Glede na vrsto prejemnika je kredit lahko namenjen za fizično osebo ali pravno osebo. Glede na ročnost je kredit lahko kratkoročni z vračilom do enega leta, srednjeročni z vračilom od enega do pet let in dolgoročni z vračilom od pet do trideset ali več let. Kredit se med seboj razlikuje še glede na vrsto obrestne mere. Tako je lahko kredit s fiksno obrestno mero ali s spremenljivo obrestno mero.
Nič manj kot višina obrestne mere kredita je tudi pomembno ali je obrestna mera fiksna oziroma je ta spremenljiva. Običajno je fiksna obrestna mera višja od spremenljive. To pomeni, da je mesečna obveznost plačila kredita višja kot pri kreditu s spremenljivo obrestno mero, vendar se ta obveznost nikoli ne zviša. Spremenljiva obrestna mera je seštevek fiksnega pribitka in referenčne obrestne mere Euribor, kar pomeni, da se obrestna mera lahko tako zvišuje kot tudi znižuje. Pri izbiri kredita s spremenljivo obrestno mero moramo upoštevati več tveganja oziroma morebitne višje mesečne dajatve, lahko pa so te tudi nižje. Spremenljiva obrestna mera sicer pride v poštev le pri izposoji manjšega zneska s kratkim rokom odplačila.
Pomemben faktor pri najemu kredita je tudi za kakšno vrsto njegovega zavarovanja se odločimo, saj pomembno vpliva na višino celotnega posojila. Na izbiro imamo zavarovanje kredita s plačilom zavarovalne premije, s katerim se kreditodajalec pri zavarovalnici zavaruje v primeru nezmožnosti našega odplačevanja kredita. Druga možnost je zavarovanje kredita s porokom. Ta mora biti kreditno sposoben in tudi pripravljen deliti finančno tveganje v dobi našega odplačevanja kredita. Tretja možnost je zavarovanje kredita s hipoteko na nepremičnino. V primeru naše nezmožnosti odplačevanja kredita torej zastavimo našo nepremičnino. Slednji način zavarovanja je sicer praviloma najbolj ugoden, je pa slabost ta, da je višina takšnega kredita običajno tudi za od 20 do 40% nižja od vrednosti nepremičnine.
Poleg glavnice vračila kredita in njegove obresti so seveda še drugi stroški, ki jih moramo upoštevati. Eden takšnih je strošek odobritve kredita, ki ga dajalec kredita zaračuna za pregled dokumentacije in naše kreditne sposobnosti. Drugi je strošek zavarovanja kredita. Tretji dodaten strošek je lahko tudi strošek vodenja oziroma upravljanja kredita, ki pa ni pri vseh ponudnikih.
Zaradi boljše preglednosti zakonodaja določa, da morajo kreditodajalci vse stroške kredita izraziti v skupnem imenovalcu oziroma v efektivni obrestni meri kredita (EOM). Ta v odstotkih izraža večino stroškov, ki jih bomo plačali za kredit. Ob tem velja opozorilo, da lahko z EOM primerjamo le kredite v enakem znesku in z enako odplačilno dobo. Nekateri ponudniki predstavijo tudi skupni znesek kredita, ki je vsota posojenega zneska in skupnih stroškov kredita.
Banka še zdaleč ni edini naslov za najetje kredita. Če se odločimo za najem kredita pri nebančnem ponudniku, naj zaradi naše varnosti v primeru zlorab z vpogledom v register dajalcev kreditov, ki je dostopen na spletnem mestu Ministrstva za gospodarski razvoj, preverimo ali ima dovoljenje za opravljanje storitev potrošniškega kreditiranja.
Preden nam dajalec odobri kredit, mora preveriti še našo kreditno sposobnost. To stori s pomočjo podatkov, ki mu jih posredujemo in z vpogledom v skupno bazo podatkov Sisbon, v kateri se zbirajo vsi podatki o naših kreditnih poslih ter morebitnih zamudah naših plačil obveznosti. Osnova za izračun kreditne sposobnosti je višina in nezasedenost našega mesečnega prihodka. Na podlagi teh podatkov nam kreditodajalec odobri kredit, lahko pa tudi zavrne našo prošnjo za najem kredita.

pripravil: M.A.

Najbolj brano