Izbira primernega računovodja
Kolikor bolj so težki pogoji poslovanja, toliko bolj pridobivajo na pomembnosti računovodske in davčne informacije. Kakovosten računovodski servis je za poslovanje kateregakoli podjetja v teh negotovih gospodarskih razmerah pomemben kot verjetno še nikoli doslej. In kakšen je kakovosten računovodski servis?
Slovenska zakonodaja sicer jasno določa, da je za pravilne in verodostojne računovodske izkaze odgovoren podjetnik. Ta pa si nujno mora zagotoviti ustrezno pomoč na področju računovodstva. Če podjetnik prepusti računovodske funkcije zunanjemu izvajalcu (računovodskemu servisu), se mora zavedati pomena izbire dovolj kvalitetnega servisa. V teh težkih gospodarskih časih, ko je skoraj vsaka poslovna poteza lahko že usodna, je strokoven, ažuren in izkušen računovodski servis še toliko bolj pomemben. Kljub temu, da je vsem bolj ali manj znano, da sta pravilno računovodstvo in pravilne davčne odločitve izredno pomembni za uspešnost poslovanja, žal še vedno velik delež predvsem manjših podjetnikov to povsem premalo upošteva in varčuje ravno na račun računovodskih storitev in davčnega svetovanja. Zaradi nepoznavanja osnov računovodskega standarda marsikateri podjetnik v računovodstvu ne vidi nobene koristi. Celo nasprotno - to smatra kot neko »nujno zlo«, ki ga je zakonodajalec uveljavil zgolj zato, da bo odžiral njihov dobiček. S takšnim razmišljanjem se lastnik podjetja odloči za najbolj cenovno ugodno varianto opravljanja računovodskih storitev. Vodenje računov mu opravlja upokojeni sorodnik ali sosed, ki je pred leti sicer služboval v računovodskem podjetju. Drug pogost primer je, da se računovodstva loti partnerica podjetnika, ki si izkušnje s področja računovodstva in davčne politike poskuša nabrati na nekaj uvodnih seminarjih. Cenovno ugodno možnost opravljanja računovodstva podjetnik reši tudi tako, da izbere računovodski servis, ki mu ponudi najcenejšo ponudbo. In ne glede na to kaj je v ponudbi zaobjeto. V kateremkoli od navedenih primerih je veliko vprašanje, če se bo opravil vsaj tisti »goli« del računovodske storitve, katero od njega zahteva zakonodajalec. Dober računovodja pa lahko za cilj uspešnega poslovanja podjetja opravi še marsikaj več kot le knjiženje faktur. Če smo lastnik podjetja moramo kot prvo vedeti, da s prvim, drugim ali tretjim omenjenim primerom obstaja velika možnost, da poslovanje našega podjetja ne bo uspešno. Če ne prej, bomo na račun varčevanja pri računovodstvu kruto kaznovani ob prvem obisku davčnega inšpektorja. Znano je, da so kazni za poslovne subjekte pri davčnih prekrških zelo visoke. Poleg tega inšpektor lahko izreče doplačilo davka z zamudnimi obrestmi. Da bi se na svojih napakah lahko učili, visoke kazni vsekakor temu ne dopuščajo. Gotovo drži, da profesionalno vodenje knjig lahko olajša marsikatero težavo in poskrbi, da smo varni pred zakonom. Računovodstvo in davčna zakonodaja sta izredno kompleksna in obsežna poglavja, ki jih noben posameznik ne more osvojiti čez noč. Ker se zakonodaja in pravilniki s strani zakonodajalca vseskozi spreminjajo, je potrebno neprestano spremljanje in seznanjanje z njimi. Poenostavljeno obrazloženo je za profesionalno vodenje računovodstva in krmiljenje med davčno zakonodajo potreben profesionalec, ki se redno ukvarja izključno s tem.
Servis ali lastno vodenje?
Kot je bilo že uvodoma omenjeno, skrb za računovodske storitve nam lahko vzame veliko dragocenega časa, saj se zakonodaja konstantno spreminja, spremembam pa je potrebno ažurno slediti. Nam kot obrtniku oziroma lastniku podjetja pa je zelo težko, če ne že kar nemogoče spremljati in biti seznanjen z vsemi spremembami iz tega področja. Na dveh bregovih pač ne moremo stati. Ob opravljanju svoje dejavnosti je seveda premalo časa, da bi prebirali obstoječe zakone in z njimi povezane novosti. Poleg tega je zakonodaja marsikdaj tako obrazložena, da je laikom zelo težko razumljiva. Torej tudi, če bi prebirali vse obstoječe zakone in njihove spremembe, njih marsikdaj ne bi pravilno razumeli. S tem pa jih ne bi znali izkoristili sebi v prid. Torej potreben je strokovnjak iz tega področja. Predvsem novi podjetniki želijo na začetku poslovne poti varčevati z lastnim vodenjem računovodstva. Na spletu so številni ponudniki računovodskih programov, ki oglašujejo, da je s pomočjo njihovih programov vodenje računovodstva enostavno dostopno vsakemu laiku, kar pa ni res. Sicer je res, da večina sedanjih računovodskih programov omogoča izvoz poročil za državne institucije, vendar se podjetniki marsikdaj izgubijo pri sami količini in zahtevnosti izpolnjevanja. Veliko računovodskih servisov opaža, da se marsikateri novi podjetnik po začetnem lastnem vodenju računovodstva odloči za najetje zunanjega strokovnjaka. Že po nekaj mesecih sprevidi, da ni kos vsem zapletenim računovodskim opravilom, kaj šele poznavanju davčne zakonodaje. Ne razlikuje med pojmi kot so davčno priznani odhodki, prihodki, amortizacija, strošek podjetja, ipd. To pa so osnove vodenja vsakega računovodstva. Poleg tega s strani davčne uprave podjetnik marsikdaj prejme obvestilo o neplačanih obveznostih ali celo kazen za nepravočasno oddajo dokumentov. Podjetniku ob lastnem vodenju računovodstva običajno največ glavobola povzroči oddaja zaključnega računa in obračun akontacije davka na dobiček za naslednje leto. Če ne že prej, takrat sprevidi, da je skrajni čas za najetje strokovnjaka. Za slovensko gospodarstvo je značilen velik delež majhnih in srednje velikih podjetij. V takšnem podjetju je zaposlenih le manjše število delavcev. Z manjšim podjetjem in obsegom dela je poslovni dohodek seveda temu primerno manjši. S tem pa podjetje ni zmožno zaposliti dodatnega računovodskega delavca, ki bi opravljal izključno le računovodske storitve za to podjetje. V primeru zaposlitve osebe, ki bo skrbela za računovodstvo podjetja, je potrebno vedeti, da se vsak zaposleni računovodja seveda ne bo izkazal za dobrega delavca in dovolj kvalitetno opravljal svoje dolžnost. Veliko lažje je podjetniku zamenjati računovodski servis kot pa zamenjati zaposlenega računovodja. Zaposleni računovodja v podjetju ima pravico do dopusta in bolniške odsotnosti, podjetnik pa si zaostanka pri vodenju bilanc in računovodskih knjig seveda ne more privoščiti. Zaradi tega mora imeti na razpolago rezervno okrepitev, ki je kadarkoli pripravljena na pomoč. Da bo računovodja stalno na tekočem s spremembami in novostmi, mora obiskovat seminarje, ki so seveda dodaten strošek podjetnika. Poleg tega so z zaposlenim računovodjo dodatni stroški s prevozom na delo, prehrano in regresom. Iz zgoraj navedenega je jasno, da je precej bolj preprosto in ceneje od lastnega vodenja računovodstva najeti računovodski servis. Kljub temu, da večina manjših podjetnikov misli, da je računovodski servis namenjen le za opravljanje zakonsko obveznega knjigovodstva in davčnih izkazov, lahko servis ponudi še mnoge druge storitve. Po podatkih AJPES-a kar 80% vseh računovodskih izkazov (predmet javne objave) pripravijo računovodski servisi. Torej slovenski podjetniki imajo kljub vsemu dokaj visoko zaupanje v zunanjega izvajalca računovodskih storitev. Vsekakor je najetje računovodskega servisa najboljša rešitev vsaj do takrat, dokler se podjetje tako ne razširi, da postane strošek zunanjega računovodstva previsok. Oziroma, da postane lasten računovodski kader z vsemi svojimi stroški cenejši od storitve računovodskega servisa.
Kvaliteta naj bo pred ceno
Če smo lastnik majhnega ali srednje velikega podjetja, je odločitev torej enostavna. Najame se računovodski servis. Ob tem pa se seveda nam postavi prvo in glavno vprašanje: Kateri servis izbrati? Za ustanovitev računovodskega servisa ni predpisanega nobenega pogoja. Torej ni potrebna ustrezna izobrazba in dejavnost lahko opravlja praktično kdorkoli. S tem pa je seveda kakovost izvajanja storitev lahko v pogostih primerih pod velikim vprašanjem. Dejstvo je, da je pri izbiri računovodskega servisa potrebno biti zelo previden. Razlike med kvaliteto in kvantiteto so pri računovodski panogi zelo velike. Pri izbiri servisa raje kot na ceno glejmo na usposobljenost in strokovnost zaposlenih, ki nam bodo zaradi neprestanega izobraževanja in poznavanja zakonodaje zagotovili kakovostne, celovite in raznovrstne storitve. Upoštevajmo tudi njihove reference, prilagodljivost, individualni pristop, komunikacijo in način obveščanja strank o zakonskih spremembah, ter tudi možnost izvedbe sodobnih storitev kot je e-računovodstvo, ki strankam omogoča spremljanje njihovih računovodskih podatkov prek spleta. Ugodna cena računovodskih storitev nas pri tako pomembni zadevi kot je vodenje računov, nikakor ne sme zavesti. Vendar hkrati je seveda pomemben argument pri izbiri servisa. Ker je konkurenca servisov ogromna, nekateri cene svojih storitev spuščajo v minimum ali še pod to mejo. Na ta način ponujajo privlačne cene paketov. Ob tem pa naj bomo pozorni kaj ti paketi vsebujejo. Namreč zgodi se lahko, da nam bo servis pozneje dodatno zaračunaval ne samo zaključni letni obračun, temveč vsako banalno malenkost, kot je npr. arhiviranje, faksiranje, itd. Pomembno je, da v ponudbi servisa preberemo ne samo velik ampak tudi droben obstranski tisk. Cene računovodskih storitev so med servisi zelo različne. Za isti obseg dela bomo pri določenem servisu lahko plačali večkratni količnik v primerjavi z drugim servisom. Pomembno je, da se prepričamo kaj nam servis vse nudi za določeno ceno. Je v pavšalno ceno všteto le golo knjigovodstvo ali tudi dodatne storitve kot je predvsem davčno svetovanje, priprava poslovnih načrtov ali dokumentacije za pridobitev nepovratnih sredstev, kadrovske storitve, ipd. Pri izbiri sumljivo poceni računovodskega servisa naj bomo pazljivi. Obenem pa visoka cena storitve še ne zagotavlja kakovosti.
Vse bolj uveljavljeno e-računovodstvo
V sedanjem visoko tehnološkem času je že kar nujnost, da je računovodja opremljen s sodobno programsko opremo. Med nami in računovodjem bo preko spletne povezave s tem bistveno lažje, enostavnejše in hitrejše sodelovanje. Pri računovodskih servisih se vse bolj uveljavlja tudi spletno računovodstvo oziroma tako imenovano e-računovodstvo. To je sicer sodoben in cenovno ugoden način vodenja računovodstva, ki je marsikdaj tudi osnovno komunikacijsko sredstvo med nami in računovodjem. Na uporabo dobimo vso potrebno programsko opremo, iz katere izstavljamo različne dokumente (račune, predračune, dobavnice, odpise, ipd). Njih izpisujemo ali pošiljamo po elektronski pošti. V programsko opremo vnašamo oziroma skeniramo tudi prejete račune, plačila in ostale podatke. Po dogovoru z računovodjem lahko tudi on skenira prejete naše dokumente. S tem je vsa originalna papirna dokumentacija shranjena na strežniku v elektronski obliki in urejena tako, da so razvidne povezave med dokumenti. Na ta način imamo mi in naš računovodja hkratni vpogled v isto bazo podatkov. Posledično s tem je zagotovljena maksimalna ažurnost poslovnih informacij, popolna njihova preglednost, bistveno izboljšana pa je tudi optimizacija poslovanja našega podjetja. S tem imamo z računovodjem vedno popolnoma usklajene računovodske podatke. Do baze podatkov lahko z elektronskim certifikatom mi ali računovodja dostopamo kadarkoli in kjerkoli. Za elektronsko varnost podatkov je poskrbljeno s požarnimi zidovi, različnimi gesli in šiframi. Bolj kot na osebnih ali prenosnih računalnikih, ki so lahko tarče kraje ali mehanskih poškodb, so podatki bolj varni na varovanih strežnikih. Ker se z e-računovodstvom zmanjša količina dela, potrebnega za spremljanje zahtevanih računovodskih in davčnih evidenc je takšna storitev praviloma cenejša od klasičnega papirnega računovodstva. V elektronski arhiv dokumentacije imamo tudi bistveno lažji in hitrejši vpogled kot brskanje v goro arhivirane papirne dokumentacije. Kljub hranjenju v digitalni obliki pa je originalno papirno dokumentacijo potrebno hraniti v skladu z zakonodajo. Vendar se z digitalizacijo razrešijo težave kopiranja originalnih dokumentov, ki se pri vodenju na klasičen način v večini primerov dogajajo.
Izobrazba in izkušnje računovodje
Da je računovodski servis dovolj kakovosten je zelo pomembno, da se njegovi uslužbenci stalno izobražujejo na seminarjih in so vseskozi seznanjeni z vsemi novostmi zakonodaje, ki so objavljene v Uradnem listu. Ker se zakoni ter mednarodni in slovenski računovodski standardi neprestano spreminjajo, bo le tako servis vedno v koraku z zakonodajnimi spremembami. Zadostna in ustrezna izobrazba zaposlenih v računovodskem servisu je tudi eden izmed meril izbire. Žal je pri nas še vedno veliko računovodskih servisov, ki nimajo zadostnega znanja in izkušenj iz računovodstva in poznavanja davkov. Zaradi tega so še toliko bolj pomembna merila kot so izobrazba, znanje in izkušenost servisa. Povprašajmo torej kakšno izobrazbo imajo zaposleni v servisu in s čim dokazujejo svojo strokovnost. Izkušenost oziroma dolgoletna tradicija računovodskega servisa sicer še zdaleč ni najbolj pomembna prioriteta pri izbiri, vendar z večletnim delovanjem servisa so si zaposleni v njem gotovo nabrali številne izkušnje in znanje. Posledično z večjo izkušenostjo so tudi reference in ugled servisa praviloma na visoki ravni. Če servisu zaupajo poznana in ugledna podjetja, je že dokaz več, da servis kakovostno opravlja svojo nalogo. Hkrati pa moramo vedeti, da je reference možno zlahka prirediti ali ponarediti. Če je na primer na spletni strani servisa kot referenca omenjeno neko X podjetje iz Ljubljane, ki je zadovoljno z delom servisa, je to sumljiva referenca. Z namenom izboljšanja kakovosti računovodske panoge v Sloveniji delujeta Slovenski inštitut za revizijo (SIR) in Zbornica računovodskih servisov (ZRS). Ti dve inštituciji nudita različne programe strokovnega usposabljanja, s katerimi si računovodski servis pridobi ustrezen certifikat. Za računovodje sicer pridobitev takšnih certifikatov ni zakonsko obvezna. So pa vsekakor pomemben dokaz o strokovnosti računovodje. Leta 2014 je Zbornica računovodskih servisov sprejela tako imenovani Standard izvajalcev računovodskih storitev. Ta predpisuje, da mora računovodski servis imeti vsaj enega zaposlenega računovodja z opravljenim strokovnim izpitom, ki ga opravi na Slovenskem inštitutu za revizijo ali na Zbornici računovodskih servisov. Lahko ima tudi priznan izpit po ACCA. Omenjeni standard predpisuje računovodskemu servisu tudi nekatere obvezne dejavnosti kot so varovanje osebnih podatkov, različni nadzori, arhiviranje podatkov, ipd. Poleg tega računovodje vzpodbuja k stalnemu izobraževanju in zavarovanju poklicne odgovornosti. Standard sicer ni zakonsko zavezujoč, vendar so ga podprle Finančna uprava, AJPES, Združenje bank Slovenije, Banka Slovenije in nekatere poslovne banke. Na ta način je standard pridobil svojo večjo vrednost. V juniju letošnjega leta je bil s strani zveze računovodij, finančnikov in revizorjev Slovenije (zveza RFR) vzpostavljen Register računovodske poklicne skupine in sistem certificiranja knjigovodij in računovodij. Podatki registra so javno in brezplačno objavljeni na spletni strani www.oprps.org/register. V njem so navedene osebe z dodeljenim veljavnim strokovnim nazivom v računovodski poklicni skupini, ki je lahko: knjigovodja, računovodja, certificirani računovodja in certificirani računovodja specialist. V register se lahko vpišejo le tisti posamezniki, ki izpolnjujejo pogoje Pravilnika o pridobitvi in ohranjanju strokovnih nazivov v računovodski poklicni skupini. Namen registra je uveljavljanje preglednih meril in pogojev za opravljanje računovodskega poklica pri nas. Javnosti naj bi bilo s tem na enostaven in jasen način predstavljena izbira strokovnega oziroma dovolj kakovostnega računovodja, ki je dovolj dobro usposobljen za svoje delo.
Komunikacija in velikost servisa
Visok nivo znanja računovodje pa še vedno ne bo zadostil, če ne bo uspešnega sodelovanja med nami in računovodskim servisom. Torej zelo pomembna je medsebojna dobra komunikacija oziroma individualen pristop servisa k stranki. Komunikacija mora biti redna in odkrita. Le tako bomo marsikateri problem skupno rešili še pred posledico morebitne napačne poslovne odločitve. Nič nam ne bo pomagal vrhunsko izobražen računovodja, če ga nikakor ni mogoče priklicati, ko ga potrebujemo. Način sodelovanja med nami in servisom je lahko različen. V najbolj pogostih primerih servis vodi celotne računovodske storitve podjetja. S tem se vsi dokumenti podjetja nahajajo pri računovodskem servisu. Običajno mu mesečno dostavljamo dokumentacijo v njegove poslovne prostore. Ko so vsi dokumenti obdelani in pripravljene računovodske listine, dokumente prevzamemo in jih shranimo v našem podjetju. Druga možnost je najem računovodskega servisa v našem podjetju. Občasno naš računovodski skrbnik obišče naše podjetje in pri nas opravi računovodske storitve. Tretja možnost je, da mi in naš računovodja istočasno uporabljava isti program za vodenje računovodstva prek spleta. Običajno se dokumentacija nahaja pri nas, lahko pa je tudi obratno. Naša naloga je, da vnašamo izdane in prejete račune, bančne izpise in po dogovoru tudi obračun DDV ter plače. Računovodski skrbnik sproti preverja pravilnost vnosov in pripravi potrebne računovodske listine. Če bo naš izbrani računovodski servis fleksibilen in bo dovolj seznanjen z našim poslovanjem, bo lahko poleg osnovnih knjigovodskih storitev nudil tudi podrobnejša poročila, finančne analize in kazalnike ter računovodsko načrtovanje. Svetoval nam bo na področju računovodstva in davkov. S tem pa bodo za nas poslovne odločitve bistveno lažje in bolj premišljene. Vedeti moramo, da nam kvaliteten računovodski servis lahko prihrani veliko denarja, saj zaradi dobrega strokovnega znanja in poznavanja zakonodaje izkoristi vse dane možnosti. Takšen računovodja namreč točno ve, kaj vse lahko podjetnik umesti med stroške ter si tako zmanjša davčno osnovo. Velikost računovodskega servisa oziroma njegov kadrovski potencial niti ni tako pomemben argument izbire. Tako velik kot majhen računovodski servis imata vsak svoje prednosti in slabosti. Večji servis ima načeloma več znanja in izkušenj (kar pa ni nujno). Zaradi večjega kadrovskega potenciala ima ponavadi obširnejšo ponudbo, ki zajema tudi pripravo poslovnih načrtov in ostale dokumentacije, računanje različnih finančnih pokazateljev poslovanja, ipd. Hkrati pa ima večji servis običajno višjo ceno storitve in slabšo komunikacijo s stranko. Manjši računovodski servis, v katerem je zaposlen le nosilec dejavnosti in mogoče še en delavec, ima načeloma bolj oseben dostop in je s tem lažje bolj fleksibilen v primerjavi z velikim računovodskim podjetjem. Če ima računovodski servis večje število zaposlenih, je priporočljivo, da imamo svojega skrbnika. To je računovodski delavec, ki je v uradnih urah delovanja servisa vseskozi dostopen po telefonski ali elektronski liniji za različna vprašanja v zvezi z računovodstvom ali davčnim svetovanjem. Pomembno je, da ima računovodski skrbnik temeljit vpogled v naše knjigovodske podatke. Torej mu moramo redno in pravočasno posredovati vse prejete in izdane fakture ter vse ostale knjigovodske podatke.
Zavarovanje poklicne odgovornosti
Pomemben podatek je tudi ta ali ima računovodski servis zavarovano poklicno odgovornost. Računovodja ima možnost, da si z zavarovanjem poklicne profesionalne odgovornosti zagotovi pri zavarovalnici pokritje odškodninskega zahtevka, ki bi ga lahko njegov naročnik zahteval od njega zaradi strokovnih napak, ki bi nastale med opravljanjem računovodske dejavnosti. Lahko pa se tudi mi kot naročnik storitve odločimo za zavarovanje pri zavarovalnici. V sklopu tega nam lahko ponudi dodatno zavarovanje v primeru napake računovodje in s tem boljše pogoje za povrnitev nastale škode. Ob vsem tem pa moramo vedeti, da mi kot lastnik podjetja smo odgovorni za pravilno beleženje računovodskih in poslovnih podatkov našega podjetja. Vendar, ker je računovodja s sklenjeno pogodbo naš izvajalec računovodskih storitev, ga za večjo nastalo napako lahko kot naročnik storitve tožimo. Torej računovodja je kazensko odgovoren pred nami kot naročnikom, saj se smatra, da je le-ta strokovnjak na svojem področju, ki naj bi bil seznanjen z veljavnimi računovodskimi standardi in davčno zakonodajo, mi pa kot laik s tem nismo seznanjeni. Seveda pa nikomur ni v interes, da se vplete v dolgotrajni sodni spor. Ravno zato je priporočljivo zavarovanje poklicne odgovornosti s strani računovodje.
Davčno svetovanje je pomembno
Značilnost slovenskega davčnega sistema je tudi v tem, da se zelo hitro spreminja. Za zakonske določitve, ki so veljavne letošnje leto, še zdaleč ni rečeno, da bodo tudi v prihodnjem letu. Tudi zaradi tega slovenska podjetja težko dolgoročno načrtujejo. Namreč določena poslovna rešitev je lahko trenutno davčno ugodna, z sprejetjem nove davčne zakonodaje pa je lahko ravno obratno. Poleg tega je v slovenski davčni zakonodaji mnogo nejasnosti, katere si lahko vsak po svoje razlaga. Tudi zaradi tega vedno obstaja neko tveganje ob obisku davčnega inšpektorja. Seveda pa kolikor bolj natančno posluje naše podjetje po navodilih davčne zakonodaje, toliko manjši je riziko davčne kazni. Za pravilno vodenje podjetja v davčnem labirintu pa je ključnega pomena davčno svetovanje. Z resnimi davčnimi težavami se podjetnik sreča če ne prej, ob inšpekcijskem davčnem pregledu. Nepoučen pri tem v celoti ne pozna svojih pravic v skladu z Zakonom o davčnem postopku. Pomembno je, da nasproti davčnemu inšpektorju ne stoji le podjetnik, ki je kljub pravilnem in zakonitem poslovanju nevajen davčnih pregledov, temveč tudi usposobljen davčni strokovnjak. Ta zagotavlja uveljavljanje vseh pravic podjetnika v skladu z Zakonom o davčnem postopku ter lahko v primeru neugodnega davčnega zapisnika tudi sestavi pripombe na zapisnik in kasneje tudi pritožbo na odločbo davčnega organa. Računovodski servisi se poleg prej navedenih dejavnikov med sabo razlikujejo tudi v tem ali bodo poslovne podatke podjetja le suhoparno »računovodsko obdelali« ali pa bodo znali podjetniku tudi svetovati, kaj mora storiti, da bo njegovo finančno stanje ob koncu leta čimbolj ugodno za davčne obremenitve. Ob izbiri računovodskega servisa naj vsekakor upoštevamo tudi možnost davčnega svetovanja. Nekateri servisi imajo v ponudbi tudi izdelavo poslovnih, finančnih in investicijskih načrtov. S takšnimi dobrimi načrti si bomo lažje preprečili finančne izgube in si pridobili boljši pregled nad trgom ter s tem povečali možnosti za poslovni uspeh. S pomočjo davčnega svetovalca, ki nam bo znal pravilno svetovati, bomo zakonodajalcu; torej državi plačevali manj davčnih dajatev kot bi jih sicer. In to še vedno v predpisanih okvirih davčne zakonodaje. Cilj davčnega svetovanja je torej zmanjšanje davčnih obveznosti na minimum. V ta obseg spada individualno svetovanje s področja davka od dohodka pravnih oseb, davka na dodano vrednost, dohodnine, davčnega postopka, trošarin, premoženjskih davkov, prispevkov za socialno zavarovanje in svetovanje na začetku ter koncu opravljanja dejavnosti. Žal si podjetja davčnega svetovalca priskrbijo šele, ko se ob inšpekcijskem pregledu izkažejo določene nepravilnosti pri poslovanju in jih prizadenejo visoke kazni. Z davčnim svetovanjem naj ne odlašamo, saj nam bo ne samo omogočil poslovanje z manjšimi ali celo brez kazenskih tveganj, temveč bo tudi zagotovil večje davčne prihranke.
Notranja revizija
Za bolje in predvsem pravilno poslovanje nam lahko pomaga tudi notranji revizor. To nikakor ni inšpektor. Naloga notranjega revizorja je prvenstveno, da pomaga nam. Na primer pri prestrukturiranju naših finančnih virov, oziroma enostavneje razloženo: da nam na primer svetuje, da zamenjamo banko ali da nam pravočasno svetuje, da se lahko z dobaviteljem dogovorimo za daljši rok plačila oziroma, kako izkoristiti pogajalske prednosti. Notranji revizor nam lahko tudi svetuje, da zavarujemo terjatve, opozori na tveganje, da nas zapusti ključen kader, preveri naše stroške zavarovanja in možnosti davčnih prihrankov, ugotovi kje je mogoče izboljšati procese in s tem doseči večji dobiček, itd. Notranji revizor je torej tisti, ki prevetri poslovanje podjetja, najde slabosti in svetuje. Tudi v javni upravi lahko pripomore k izboljšanju in lahko pravočasno opozori na morebitne pomanjkljivosti. Njegova naloga torej ni le pregledovanje računovodskih izkazov, ampak tudi pregledovanje uresničevanja temeljnih ciljev podjetij in zavodov. Tudi tistih, ki jih ustanovi lokalna skupnost. Njegova skrb je tudi, da ozavešča o pomembnosti etičnega poslovanja in izobraževanje, ki pripomore k večji učinkovitosti in uspešnosti. Žal poklic ni nikoli predstavljen na način, da bi ga odločevalci razumeli kot desno roko, pomoč pri reševanju težav. Tako se pogosto zgodi, da je notranji revizor poklican na pomoč prepozno, ali pa sploh ni poklican. Na področju preventivnih - notranjih kontrol in obvladovanju tveganj še ni prepoznano, da je preventiva in proaktivnost tista, ki bo prispevala, da se bo podjetje, zavod ali lokalna skupnost razvijala hitreje, etično in skladno s predpisi. Dobiček je pomemben, a ugled in stabilna rast ter trajnostni razvoj podjetja je tisto, kar je še pomembnejše za vse nas. Notranja revizija torej predstavlja podporo pri vodenju in sprejemanju odločitev, saj mu v osnovi daje proaktivna in strokovna priporočila in nudi pomoč pri poslovanju. Zato se v tujini zavedajo nuje notranjega revidiranja, kjer so vedno možne izboljšave!
Davčne blagajne
Z zakonom o davčnem potrjevanju računov iz sredine leta 2015 so se pričele uvajati davčne blagajne. Vsi davčni zavezanci, ki poslujejo z gotovino in so po zakonu o DDV dolžni izdajati račune (izjema so npr. kmetje), so z začetkom leta 2016 morali obvezno začeti uporabljati davčne blagajne. Od junija lanskega leta so v veljavo stopila malo manj stroga pravila, po katerih društvom in nepridobitnim organizacijam ni potrebno izdajati računov za prodajo blaga ali storitev in s tem uporabljati davčne blagajne. Pogoj ob tem je, da z dejavnostjo ne zaslužijo več kot 5.000 evrov na leto. S spremembami zakona o davčnem potrjevanju računov bo s prvotnega roka do konca letošnjega leta neomejeno še naprej možno uporabljati namesto davčne blagajne klasično vezano knjigo računov, katero pa je potrebno v roku 10-tih delovnih dneh potrditi na finančni upravi. Izdajatelj mora paziti, da nima v istem poslovnem prostoru davčne blagajne in vezane knjige računov. Za poslovni prostor velja vsak premičen ali nepremičen prostor, v katerem zavezanec lahko samo začasno ali pa stalno izdaja račune pri gotovinskem poslovanju ali za dobavo blaga. Vsaka davčna blagajna je preko spleta povezana s centralnim informacijskim sistemom Finančne uprave RS. Ob izpadu internetne povezave ali centralnega informacijskega sistema Fursa, blagajna izda račun brez povezovanja na finančno upravo. Ta pa v tem primeru ne vsebuje enkratne identifikacijske številke, ampak le zaščitno številko izdajatelja računa. Davčna blagajna deluje po sistemu on-line, kar pomeni da zavezanec, ki izdaja račun, njega najprej pošlje preko spletne povezave informacijskemu sistemu finančne uprave, kateri prejete podatke samodejno preveri, potrdi račun in zavezančevi davčni blagajni pošlje identifikacijsko oznako, ki je vidna na izdanem računu. Šele zatem zavezanec izda račun stranki. Račun mora biti izdan najpozneje ob prejemu gotovine. Celoten postopek potrjevanja računa je hiter in naj ne bi trajal več kot dve sekundi. Po zakonodaji o DDV in davčnem postopku je račun nekoliko daljši in vsebuje še čas njegove izdaje, oznako načina plačila, enkratno identifikacijsko oznako računa (EOR), zaščitno oznako izdajatelja računa in oznako fizične osebe, ki izda račun. Ministrstvo za finance je s pravilnikom o izvajanju zakona o davčnem potrjevanju računov določilo, da mora biti zaščitna oznaka izdajatelja računov na računu navedena v tekstovni obliki iz 32 znakov ter tako imenovana QR-koda. To bo olajšalo delo tako zavezancem kot seveda finančnim inšpektorjem, ko bodo preverjali ali je izdajatelj račun res potrdil prek informacijskega sistema finančne uprave. Za izdajo računa lahko uporabljamo katerokoli elektronsko napravo, ki je za to usposobljena in ima dostop do spleta ter preko njega do informacijskega sistema finančne uprave. To je lahko tudi navaden osebni računalnik, tablični računalnik ali pametni telefon. Če bomo poslovanje opravljali v nepremičnem poslovnem prostoru, je za to primeren PC računalnik ali prenosnik, na terenu pa mobilna naprava kot je tablica ali pametni telefon. Izberemo naj takšno davčno blagajno, ki bo kar se da optimalno primerna za naše poslovanje. Poleg prej omenjenega mesta uporabe blagajne, je njena izbira odvisna tudi od tega kakšno programsko opremo že imamo in koliko računov bomo na mesec izdali. Vsekakor pa mora biti programska oprema skladna z zakonodajo. Ponudnik blagajne mora zagotavljati, da se bodo tudi vse nadaljnje zakonske spremembe pravočasno upoštevale v programu. Upravljanje s programom naj bo čim bolj enostavno, da se njega lahko hitro privadijo tudi nevešči uporabniki elektronskih naprav. Pomembno je še, da ponudnik zagotavlja hitro in učinkovito podporo svojemu programu. In to tudi po daljšem času naše uporabe njegove programske opreme. Prenos podatkov iz davčne blagajne do našega računovodje naj bo omogočeno čim bolj enostavno in hitro. Kar pomeni, da naj bo po elektronski poti. Pri ponudniku naj tudi preverimo, če ponujena cena blagajne zajema vse storitve v zvezi s tem. Torej ne samo programsko opremo, ampak tudi njeno namestitev, inštrukcije o uporabi programa, njegovo vzdrževanje in podporo, ipd. Od začetka leta 2014 moderna tehnologija omogoča, da določene programske aplikacije, vključno z davčnimi blagajnami, delujejo na »cloud« oziroma »oblak« tehnologiji. To pomeni, da se vse podatke namesto na trdem disku računalnika shranjujejo na spletu oziroma v oblaku. Prednost tega je bistveno večja varnost podatkov. Saj se trdi disk kaj hitro lahko pokvari. Tudi v primeru izgube ali okvare davčne blagajne so podatki varno shranjeni na spletu. Do podatkov lahko dostopamo kjerkoli in kadarkoli. Potrebna je le internetna povezava in naprava, ki omogoča brskanje po spletu. Vsekakor je torej priporočljivo izbrati davčno blagajno, ki omogoča shranjevanje podatkov v oblaku. Davčno blagajno zavezanec prijavi s pridobitvijo namensko digitalnega potrdila, ki ga brezplačno prejme s strani finančne uprave. To potrdilo uporablja le za izmenjavo podatkov o računih in o poslovnih prostorih. Zaradi nadzora s strani finančne uprave mora zavezanec pred prvim pošiljanjem računa na finančno upravo poslati tudi podatke o poslovnih prostorih, kjer se bodo izdajali računi. Če se poslovni prostor spremeni, bo po enakem postopku moral ponovno poslati spremenjene podatke poslovnih prostorov. Za funkcioniranje davčne blagajne je potrebna ustrezna programska oprema, katere strošek je do 300 evrov. Ta strošek moramo kriti mi sami. Ponudniki davčnih blagajn nudijo tudi njihov najem za različno časovno obdobje. Če naš posel ni sezonski in je skozi celo leto enakomerno porazdeljen, bo za nas najbolj ugoden zakup letnega najema blagajne. V primeru našega občasnega sezonskega posla se naj pri ponudniku pozanimamo o možnosti mesečnega najema ali paketnega za nekaj mesecev. Ob tem je pomembno tudi kakšen je znesek stroškov, ko je blagajna v mirovanju. Če smo mali zavezanec, ki izdamo le nekaj računov na dan, lahko izdamo račun le s pomočjo aplikacije, ki je na spletnem portalu eDavki. Aplikacija, ki je podobna tiskani knjigi vezanih računov izpiše račun, mi ga pa natisnemo in izročimo stranki. Z globo 1.200 do 10.000 eurov se kaznuje odgovorno osebo pravne osebe ali odgovorno osebo samostojnega podjetnika ali posameznika, ki samostojno opravlja dejavnost. Za gospodarske družbe pa višina kazni znaša lahko tudi do 150.000 evrov. Nadzor nad izdanimi računi poteka tako prek finančne uprave kot tudi prek kupca. Kupec blaga oziroma prejemnik storitve tako mora prevzeti račun in ga zadržati neposredno po odhodu iz poslovnega prostora ter ga na zahtevo predložiti pooblaščeni osebi, sicer je lahko kaznovan z globo 40 evrov.
pripravil: M.A.
