Vodenje naših financ

Kakovosten računovodski servis pomeni podjetniku varnost, saj mu zagotavlja celovito podporo s področja davkov in financ. S tem mu lahko v dobri meri doprinese k bolj uspešnem poslovanju. Na drugi strani pa lahko nestrokoven računovodja, ki ni seznanjen z nenehnimi spremembami zakonodaje, naredi podjetniku veliko poslovno škodo, ki jo še zlepa ne bo mogel popraviti.

Slovenska zakonodaja sicer jasno določa, da je za pravilne in verodostojne računovodske izkaze odgovoren podjetnik. Ta pa si nujno mora zagotoviti ustrezno pomoč na področju računovodstva. Če podjetnik prepusti računovodske funkcije zunanjemu izvajalcu (računovodskemu servisu), se mora zavedati pomena izbire dovolj kvalitetnega izvajalca. V teh negotovih časih, ko je skoraj vsaka poslovna poteza lahko že usodna, je strokoven, ažuren in izkušen računovodja še toliko bolj pomemben.
Kljub temu, da je vsem bolj ali manj znano, da sta pravilno računovodstvo in pravilne davčne odločitve izredno pomembni za uspešnost poslovanja, žal še vedno velik delež predvsem manjših podjetnikov to povsem premalo upošteva in varčuje ravno na račun računovodskih storitev in davčnega svetovanja. Zaradi nepoznavanja osnov računovodskega standarda marsikateri podjetnik v računovodstvu ne vidi nobene koristi. Celo nasprotno - to smatra kot neko »nujno zlo«, ki ga je zakonodajalec uveljavil zgolj zato, da bo odžiral njihov dobiček. S takšnim razmišljanjem se lastnik podjetja odloči za najbolj cenovno ugodno varianto opravljanja računovodskih storitev. Vodenje računov mu opravlja upokojeni sorodnik ali sosed, ki je pred leti sicer služboval v računovodskem podjetju. Drug pogost primer je, da se računovodstva loti partnerica podjetnika, ki si izkušnje s področja računovodstva in davčne politike poskuša nabrati na nekaj uvodnih seminarjih. Cenovno ugodno možnost opravljanja računovodstva podjetnik reši tudi tako, da izbere računovodski servis, ki mu ponudi najcenejšo ponudbo. In ne glede na to kaj je v ponudbi zaobjeto. V kateremkoli od navedenih primerih je veliko vprašanje, če se bo opravil vsaj tisti »goli« del računovodske storitve, katero od njega zahteva zakonodajalec. Dober računovodja pa lahko za cilj uspešnega poslovanja podjetja opravi še marsikaj več kot le knjiženje faktur.
Če smo lastnik podjetja, moramo kot prvo vedeti, da s prvim, drugim ali tretjim omenjenim primerom obstaja velika možnost, da poslovanje našega podjetja ne bo uspešno. Če ne prej, bomo na račun varčevanja pri računovodstvu kruto kaznovani ob prvem obisku davčnega inšpektorja. Znano je, da so kazni za poslovne subjekte pri davčnih prekrških zelo visoke. Poleg tega inšpektor lahko izreče doplačilo davka z zamudnimi obrestmi. Da bi se na svojih napakah lahko učili, visoke kazni vsekakor temu ne dopuščajo. Gotovo drži, da profesionalno vodenje knjig lahko olajša marsikatero težavo in poskrbi, da smo varni pred zakonom.
Računovodstvo in davčna zakonodaja sta izredno kompleksna in obsežna poglavja, ki jih noben posameznik ne more osvojiti čez noč. Ker se zakonodaja in pravilniki s strani zakonodajalca vseskozi spreminjajo, je potrebno neprestano spremljanje in seznanjanje z njimi. Poenostavljeno obrazloženo je za profesionalno vodenje računovodstva in krmiljenje med davčno zakonodajo potreben profesionalec, ki se redno ukvarja izključno s tem.

Rešitev z najemom servisa

Vsako še tako majhno podjetje mora po zakonu obvezno voditi knjigovodstvo. Računovodstvo oziroma vodenje poslovnih knjig in računov je dokaj kompleksna in zapletena dejavnost. Od uporabnika zahteva ogromno znanja iz računovodskih standardov ter davčne in tržne zakonodaje. Za pridobitev tega znanja pa je seveda potreben čas. Še zlasti v poslovnem okolju sedanji tempo življenja podjetniku enostavno ne dopušča, da bi se ukvarjal še z vodenjem poslovnih listin.
Poleg tega je zakonodaja marsikdaj tako obrazložena, da je nam laikom zelo težko razumljiva. Torej tudi, če bi prebirali vse obstoječe zakone in njihove spremembe, njih marsikdaj ne bi pravilno razumeli. S tem pa jih ne bi znali izkoristili sebi v prid.
Najetje računovodskega servisa je s tem skoraj vedno najbolj enostavna, hitra in tudi ugodna rešitev. Kar je ob tem pa še bolj pomembno, pa je to, da se z najetjem strokovnega računovodja, ki bo znal tudi primerno svetovati s področja davkov in financ, še kako pripomore k uspešnejšemu letnemu poslovnemu izidu. Računovodstvo in z njim povezane poslovne odločitve so ključen dejavnik za dovolj uspešno poslovanje vsakega podjetja, ne glede na to s kakšno dejavnostjo se to ukvarja. Če poslovne knjige ne bodo v skladu z zakoni in dosledno vodene, bo podjetnik slej ko prej zašel v težave z davčnimi organi.
Predvsem novi podjetniki želijo na začetku poslovne poti varčevati z lastnim vodenjem računovodstva. Na spletu so ponudniki računovodskih programov, ki oglašujejo, da je s pomočjo njihovih programov vodenje računovodstva enostavno dostopno vsakemu laiku, kar pa ni res. Sicer je res, da večina sedanjih računovodskih programov omogoča izvoz poročil za državne institucije, vendar se podjetniki marsikdaj izgubijo pri sami količini in zahtevnosti izpolnjevanja.
Veliko računovodskih servisov opaža, da se marsikateri novi podjetnik po začetnem lastnem vodenju računovodstva odloči za najetje zunanjega strokovnjaka. Že po nekaj mesecih sprevidi, da ni kos vsem zapletenim računovodskim opravilom, kaj šele poznavanju davčne zakonodaje. Ne razlikuje med pojmi kot so davčno priznani odhodki, prihodki, amortizacija, strošek podjetja, ipd. To pa so osnove vodenja vsakega računovodstva. Poleg tega s strani davčne uprave podjetnik marsikdaj prejme obvestilo o neplačanih obveznostih ali celo kazen za nepravočasno oddajo dokumentov. Podjetniku ob lastnem vodenju računovodstva običajno največ glavobola povzroči oddaja zaključnega računa in obračun akontacije davka na dobiček za naslednje leto. Če ne že prej, takrat sprevidi, da je skrajni čas za najetje strokovnjaka.
Za slovensko gospodarstvo je značilen velik delež majhnih in srednje velikih podjetij. V takšnem podjetju je zaposlenih le manjše število delavcev. Z manjšim podjetjem in obsegom dela je poslovni dohodek seveda temu primerno manjši. S tem pa podjetje ni zmožno zaposliti dodatnega računovodskega delavca, ki bi opravljal izključno le računovodske storitve za to podjetje. V primeru zaposlitve osebe, ki bo skrbela za računovodstvo podjetja, je potrebno vedeti, da se vsak zaposleni računovodja seveda ne bo izkazal za dobrega delavca in dovolj kvalitetno opravljal svoje dolžnost. Veliko lažje je podjetniku zamenjati računovodski servis kot pa zamenjati zaposlenega računovodja. Zaposleni računovodja v podjetju ima pravico do dopusta in bolniške odsotnosti, podjetnik pa si zaostanka pri vodenju bilanc in računovodskih knjig seveda ne more privoščiti. Zaradi tega mora imeti na razpolago rezervno okrepitev, ki je kadarkoli pripravljena na pomoč. Da bo računovodja stalno na tekočem s spremembami in novostmi, mora obiskovat seminarje, kar bo seveda dodaten strošek podjetnika. Poleg tega so z zaposlenim računovodjem dodatni stroški s prevozom na delo, prehrano in regresom.
Iz vsega navedenega je jasno, da je precej bolj preprosto in ceneje od lastnega vodenja računovodstva najeti računovodski servis. Kljub temu, da večina manjših podjetnikov misli, da je računovodski servis namenjen le za opravljanje zakonsko obveznega knjigovodstva in davčnih izkazov, lahko servis ponudi še mnoge druge storitve.
Po podatkih AJPES-a kar 80% vseh računovodskih izkazov (predmet javne objave) pripravijo računovodski servisi. Torej slovenski podjetniki imajo kljub vsemu dokaj visoko zaupanje v zunanjega izvajalca računovodskih storitev.
Vsekakor je najetje računovodskega servisa najboljša rešitev vsaj do takrat, dokler se podjetje tako ne razširi, da postane strošek zunanjega računovodstva previsok. Oziroma, da postane lasten računovodski kader z vsemi svojimi stroški cenejši od storitve računovodskega servisa.

Razmerje med kvaliteto in ceno

Dejstvo je, da je pri izbiri ustreznega računovodja potrebno biti zelo previden. Razlike med kvaliteto in kvantiteto so pri računovodski panogi zelo velike. Pri izbiri servisa raje kot na ceno glejmo na usposobljenost in strokovnost zaposlenih, ki nam bodo zaradi neprestanega izobraževanja in poznavanja zakonodaje zagotovili kakovostne, celovite in raznovrstne storitve. Upoštevajmo tudi njihove reference, prilagodljivost, individualni pristop, komunikacijo in način obveščanja strank o zakonskih spremembah.
Ker je konkurenca servisov ogromna, nekateri cene svojih storitev spuščajo v minimum ali še pod to mejo. Na ta način ponujajo privlačne cene paketov. Ob tem pa naj bomo pozorni kaj ti paketi vsebujejo. Namreč zgodi se lahko, da nam bo servis pozneje dodatno zaračunaval ne samo zaključni letni obračun, temveč vsako banalno malenkost, kot je npr. arhiviranje, ipd. Pomembno je, da v ponudbi servisa preberemo ne samo velik, ampak tudi droben tisk.
Cene računovodskih storitev so med servisi zelo različne. Za isti obseg dela bomo pri določenem servisu lahko plačali večkratni količnik v primerjavi z drugim servisom. Pomembno je, da se prepričamo kaj nam servis vse nudi za določeno ceno. Je v pavšalno ceno všteto le golo knjigovodstvo ali tudi dodatne storitve kot je predvsem davčno svetovanje, priprava poslovnih načrtov ali dokumentacije za pridobitev nepovratnih sredstev, kadrovske storitve, ipd. Pri izbiri sumljivo poceni računovodskega servisa naj bomo pazljivi. Obenem pa visoka cena storitve še ne zagotavlja kakovosti.

Izobrazba in izkušnje

Da je računovodski servis dovolj kakovosten, je zelo pomembno, da se njegovi uslužbenci stalno izobražujejo na seminarjih in so vseskozi seznanjeni z vsemi novostmi zakonodaje, ki so objavljene v Uradnem listu. Ker se zakoni ter mednarodni in slovenski računovodski standardi neprestano spreminjajo, bo le tako servis vedno v koraku z zakonodajnimi spremembami.
Zadostna in ustrezna izobrazba zaposlenih v računovodskem servisu je tudi eden izmed meril izbire. Žal je pri nas še vedno veliko računovodskih servisov, ki nimajo zadostnega znanja in izkušenj iz računovodstva in poznavanja davkov. Izkušenost oziroma dolgoletna tradicija računovodskega servisa sicer še zdaleč ni najbolj pomembna prioriteta pri izbiri, vendar z večletnim delovanjem servisa so si zaposleni v njem gotovo nabrali številne izkušnje in znanje.
Posledično z večjo izkušenostjo so tudi reference in ugled servisa praviloma na visoki ravni. Če servisu zaupajo poznana in ugledna podjetja, je že dokaz več, da servis kakovostno opravlja svojo nalogo.
Z namenom izboljšanja kakovosti računovodske panoge v Sloveniji delujeta Slovenski inštitut za revizijo (SIR) in Zbornica računovodskih servisov (ZRS). Ti dve inštituciji nudita različne programe strokovnega usposabljanja, s katerimi si računovodski servis pridobi ustrezen certifikat. Za računovodje sicer pridobitev takšnih certifikatov ni zakonsko obvezna. So pa vsekakor pomemben dokaz o strokovnosti računovodje.
Pred desetimi leti je Zbornica računovodskih servisov sprejela tako imenovani Standard izvajalcev računovodskih storitev. Ta predpisuje, da mora računovodski servis imeti vsaj enega zaposlenega računovodja z opravljenim strokovnim izpitom, ki ga opravi na Slovenskem inštitutu za revizijo ali na Zbornici računovodskih servisov. Lahko ima tudi priznan izpit po ACCA. Omenjeni standard predpisuje računovodskemu servisu tudi nekatere obvezne dejavnosti kot so varovanje osebnih podatkov, različni nadzori, arhiviranje podatkov, ipd. Poleg tega računovodje vzpodbuja k stalnemu izobraževanju in zavarovanju poklicne odgovornosti. Standard sicer ni zakonsko zavezujoč, vendar so ga podprle Finančna uprava, AJPES, Združenje bank Slovenije, Banka Slovenije in nekatere poslovne banke. Na ta način je standard pridobil svojo večjo vrednost.
V letu 2017 je bil s strani zveze računovodij, finančnikov in revizorjev Slovenije (zveza RFR) vzpostavljen Register računovodske poklicne skupine in sistem certificiranja knjigovodij in računovodij. Podatki registra so javno in brezplačno objavljeni na spletni strani www.oprps.org/register. V njem so navedene osebe z dodeljenim veljavnim strokovnim nazivom v računovodski poklicni skupini, ki je lahko: knjigovodja, računovodja, certificirani računovodja in certificirani računovodja specialist. V register se lahko vpišejo le tisti posamezniki, ki izpolnjujejo pogoje Pravilnika o pridobitvi in ohranjanju strokovnih nazivov v računovodski poklicni skupini. Namen registra je uveljavljanje preglednih meril in pogojev za opravljanje računovodskega poklica pri nas. Javnosti naj bi bilo s tem na enostaven in jasen način predstavljena izbira strokovnega oziroma dovolj kakovostnega računovodja, ki je dovolj dobro usposobljen za svoje delo.

Komunikacija in velikost servisa

Visok nivo znanja računovodje pa še vedno ne bo zadostil, če ne bo uspešnega sodelovanja med nami in računovodskim servisom. Torej zelo pomembna je medsebojna dobra komunikacija oziroma individualen pristop servisa k stranki. Komunikacija mora biti redna in odkrita. Le tako bomo marsikateri problem skupno rešili še pred morebitno napačno poslovno odločitvijo.
Če bo naš izbrani računovodski servis fleksibilen in bo dovolj seznanjen z našim poslovanjem, bo lahko poleg osnovnih knjigovodskih storitev nudil tudi podrobnejša poročila, finančne analize in kazalnike ter računovodsko načrtovanje. Svetoval nam bo na področju računovodstva in davkov. S tem pa bodo za nas poslovne odločitve bistveno lažje in bolj premišljene.
Velikost računovodskega servisa oziroma njegov kadrovski potencial niti ni tako pomemben argument izbire. Tako velik kot majhen računovodski servis imata vsak svoje prednosti in slabosti. Večji servis ima načeloma več znanja in izkušenj (kar pa ni nujno). Zaradi večjega kadrovskega potenciala ima praviloma obširnejšo ponudbo, ki zajema tudi pripravo poslovnih načrtov in ostale dokumentacije, računanje različnih finančnih pokazateljev poslovanja, ipd. Hkrati pa ima večji servis običajno višjo ceno storitve in slabšo komunikacijo s stranko. Manjši računovodski servis, v katerem je zaposlen le nosilec dejavnosti in mogoče še en delavec, ima načeloma bolj oseben dostop in je s tem lažje bolj fleksibilen v primerjavi z velikim računovodskim podjetjem.

Spletno računovodstvo

V sedanjem visoko tehnološkem času je že kar nujnost, da je računovodja opremljen s sodobno programsko opremo. Med nami in računovodjem bo preko spletne povezave s tem bistveno lažje, enostavnejše in hitrejše sodelovanje. Pri računovodskih servisih se vse bolj uveljavlja tudi spletno računovodstvo oziroma tako imenovano e-računovodstvo. To je sicer sodoben in cenovno ugoden način vodenja računovodstva, ki je marsikdaj tudi osnovno komunikacijsko sredstvo med nami in računovodjem.
Na uporabo dobimo vso potrebno programsko opremo, iz katere izstavljamo različne dokumente (račune, predračune, dobavnice, odpise, ipd). Njih izpisujemo ali pošiljamo po elektronski pošti. V programsko opremo vnašamo oziroma skeniramo tudi prejete račune, plačila in ostale podatke. Po dogovoru z računovodjem lahko tudi on skenira naše prejete dokumente. S tem je vsa originalna papirna dokumentacija shranjena na strežniku v elektronski obliki in urejena tako, da so razvidne povezave med dokumenti.
Na ta način imamo mi in naš računovodja hkratni vpogled v isto bazo podatkov. Posledično s tem je zagotovljena maksimalna ažurnost poslovnih informacij, popolna njihova preglednost, bistveno izboljšana pa je tudi optimizacija poslovanja našega podjetja. S tem imamo z računovodjem vedno popolnoma usklajene računovodske podatke. Do baze podatkov lahko z elektronskim certifikatom mi ali računovodja dostopamo kadarkoli in kjerkoli. Za elektronsko varnost podatkov je poskrbljeno s požarnimi zidovi, različnimi gesli in šiframi. Bolj kot na osebnih ali prenosnih računalnikih, ki so lahko tarče kraje ali mehanskih poškodb, so podatki bolj varni na varovanih strežnikih.
Ker se z e-računovodstvom zmanjša količina dela, potrebnega za spremljanje zahtevanih računovodskih in davčnih evidenc, je takšna storitev praviloma cenejša od klasičnega papirnega računovodstva.
V elektronski arhiv dokumentacije imamo tudi bistveno lažji in hitrejši vpogled kot z brskanjem v goro arhivirane papirne dokumentacije.

Pomembne kadrovske storitve

Za uspešno poslovanje je nujno, da podjetnik usmeri večino svojega časa in energije v maksimalno uspešno opravljanje svoje dejavnosti in s tem v razvoj podjetja. Ob tem pa seveda pogosto primanjkuje časa, ki bi ga potreboval za svoje zaposlene. Pravočasne in pravilno opravljene kadrovske storitve so temelj za uspešno poslovanje podjetja.
Nikakor ne smemo enačiti računovodska dela s kadrovskimi storitvami. Računovodske storitve obsegajo vodenje temeljnih poslovnih knjig, vodenje registra osnovnih sredstev, obračunavanje plač, prispevkov za socialno varnost, regresa in drugih izplačil, obračune DDV ter davka od dohodka pravnih oseb, izdelavo izkaza poslovnega izida in bilance stanja, pripravo računovodskih poročil, ipd.
Kadrovska dela pa prvenstveno obsegajo področje delovnih razmerij. Med administrativne kadrovske storitve spada na primer sistemizacija delovnih mest in drugi interni akti ureditve delovnih odnosov v podjetju ter priprava pogodb o zaposlitvi ali prekinitvi pogodb o zaposlitvi delavcev.
Za delodajalce, ki imajo več kot 10 zaposlenih, je obvezen interni splošni akt, poimenovan »Sistemizacija delovnih mest«. Z njim se opredelijo pogoji za opravljanje dela na posameznem delovnem mestu oziroma za vrsto dela.
Interni akti so dokumenti podjetja, ki veljajo le za delodajalca. Kot takšni dodatno urejajo delovna razmerja ter delovna okolja. Med te dokumente se uvrščajo: Pravilnik o razporeditvi delovnega časa, Pravilnik o plačah, Pravilnik o delovnih razmerjih delavcev, Pravilnik o disciplinski in odškodninski odgovornosti delavcev, Pravilnik o notranji organizaciji dela, Pravilnik o zavarovanju osebnih podatkov, Pravilnik o zagotavljanju varstva delavcev pred mobingom, itd.
Temeljni dokument, ki ureja vse medsebojne pravice in obveznosti delodajalca in zaposlenega, je pogodba o zaposlitvi. Vsaka takšna pogodba mora vsebovati osnovne podatke kot so: podatki obeh pogodbenih strank, datum začetka veljavnosti pogodbe, čas trajanja zaposlitve (določen ali nedoločen čas), datum nastopa dela, naziv in opis delovnega mesta, kraj delovnega mesta, delovni čas (polni ali skrajšani delovni čas), razporeditev delovnega časa (način razporeditve delavnika in število delovnih dni v tednu), podatek o osnovni plači in drugih dodatkov plače (dodatek za delovno dobo in posebnih pogojev dela), določilo o letnem dopustu, določilo o odpovednem roku ter navedene morebitne kolektivne pogodbe, ki so zavezujoče za delodajalca. Glede na vrsto delovnega mesta so v pogodbi o zaposlitvi lahko tudi dodatne določbe. V primeru sklenitve prve pogodbe med delavcem in delodajalcem se upošteva dodatno določbo »Pripravništvo«, oziroma določbo »Poskusno delo«. Slednja določa čas, v katerem se bo delavec poskusil izkazati za ustreznega kandidata. Z dodatno določbo »Konkurenčna klavzula« se z namenom ohranitve poslovne skrivnosti za določeno časovno obdobje delavcu onemogoča zaposlitev pri konkurenci. Z določbo »Klavzula o varovanju poslovnih skrivnosti« se delavca zaveže k spoštovanju poslovnih skrivnosti delodajalca, med katere se štejejo informacije o poslovnih strankah, intelektualni lastnini in procesov v podjetju, poslovni podatki, ipd. V primeru, da ima delavec na delovnem mestu dostop do osebnih podatkov zaposlenih ali poslovnih partnerjev, se v pogodbo upošteva določbo »Določilo o posredovanju in varovanju osebnih podatkov«.
V primeru sporazumne odpovedi delovnega razmerja med delodajalcem in delavcem se lahko prekine tako pogodbo o zaposlitvi za nedoločen čas kot tudi za določen čas. Predlog o sporazumnem prenehanju zaposlitve lahko poda delavec ali delodajalec. Če se druga stranka strinja o prekinitvi zaposlitve, oba podpišeta sporazum o prenehanju pogodbe o zaposlitvi, ki mora vsebovati zakonska določila in opozorila o nastalih posledicah delavcu zaradi prenehanja veljavnosti pogodbe o zaposlitvi pri uveljavljanju pravic iz naslova zavarovanja za primer brezposelnosti. Namreč v primeru sporazumne prekinitve delovnega razmerja delavec ni upravičen do denarnega nadomestila, niti mu ne pripada odpravnina (razen v primeru upokojitve).
V primeru, da delavec predlaga odpoved pogodbe o zaposlitvi za nedoločen ali določen čas, ni posebnih težav. Upoštevati mora le določen odpovedni rok iz pogodbe o zaposlitvi. Če pa je odpoved pogodbe o zaposlitvi za nedoločen čas podana s strani delodajalca, mora kot prvo vsebovati zakonski razlog za redno odpoved. To je lahko poslovni razlog, krivdni razlog ali razlog nesposobnosti delavca. V primeru poslovnega razloga ali iz razloga nesposobnosti bo delavec imel pravico do odpravnine. Znesek odpravnine bo odvisen od višine povprečne plače delavca ter njegove delovne dobe pri delodajalcu. Poleg tega je odpoved pogodbe o zaposlitvi za nedoločen čas s strani delodajalca pri nekaterih kategorijah delavcev precej omejena. Med njih spadajo delavci pred upokojitvijo, nosečnice ter delavke, ki dojijo otroka do enega leta starosti, invalidi, delavci odsotni z dela zaradi bolezni in predstavniki delavcev. Pred pristojnim delovnim sodiščem lahko vsak delavec v roku 30 dni od vročitve odpovedi izpodbija nezakonito odpoved pogodbe o zaposlitvi za nedoločen čas. Pred vročitvijo odpovedi pogodbe o zaposlitvi za nedoločen čas, mora delodajalec delavca pisno opozoriti in mu omogočiti zagovor v razumnem roku. Pri izredni odpovedi pogodbe o zaposlitvi za nedoločen čas s strani delodajalca je zakonski rok za njeno uveljavitev še nekoliko krajši v primerjavi s prej omenjeno »običajno« odpovedjo, pa tudi zakonskih razlogov je manj in ti so še bolj strogi. Ker izredna odpoved delovnega razmerja nastopi takoj, delavec ni upravičen do odpovednega roka, kot tudi do prejemanja nadomestila za brezposelnost.
Različna kadrovska dela v podjetju, ki so nujno potrebna tako z zakonodajnega vidika kot tudi glede poslovne uspešnosti podjetja, so lahko dokaj obsežna. Za njih pa je potrebno tudi dobro poznavanje predvsem delovno-pravne zakonodaje. Določeni računovodje poleg računovodsko-knjigovodskih storitev, kvalitetno opravljajo tudi kadrovska dela. Vendar ne vsi. Ob številnih računovodskih servisih so na trgu tudi specializirani ponudniki za opravljanje kadrovskih storitev v podjetju in svetovanju v zvezi s tem.

Upravljanje naših terjatev

Plačilna nedisciplina upnikov lahko resno ogrozi uspešno poslovanje kateregakoli podjetnika. Poleg tega sedanja negotova gospodarska situacija podjetnika prisiljuje, da izstavlja račune z vse daljšim odloženim rokom plačila. Dosedanja praksa pa nedvoumno dokazuje, da se s časom trajanja neplačila od izstavitve fakture sorazmerno povečuje tudi možnost neplačila dolga.
Ker mi kot podjetnik oziroma upnik ne dobimo pravočasno poravnanih svojih terjatev, imamo v njih ujeta svoja denarna sredstva, ki jih pa nujno rabimo za svoje nadaljnjo normalno poslovanje v smislu plačil naših obveznosti do dobaviteljev in zaposlenih, plačila davčnih obveznosti, ipd. In s tem se seveda ujamemo v začarani krog.
Zaradi tega je ključnega pomena za dovolj uspešno poslovanje vsakega podjetja njegovo dovolj uspešno upravljanje terjatev. Slednje sicer pomeni obvladovanje vseh odprtih zapadlih in tudi nezapadlih terjatev, s katerimi razpolaga podjetnik. Le na ta način si bo zagotovil finančno stabilnost in maksimalno poplačilo svojih zapadlih terjatev.
Kot prvo pa je za uspešno finančno poslovanje pomembna preventiva v obliki preverjanja bonitetne ocene kupca. Takšna kontrola bi morala biti vsakemu podjetniku obvezna naloga pred sklenitvijo kakršnegakoli večjega poslovnega odnosa. Za preverjanje bonitetne ocene kupca je nam potrebnih le nekaj minut časa, da preverimo boniteto podjetja, morebitne blokade njegovih računov in ostale njegove finančne podatke, ki predstavljajo merilo njegove uspešnosti. Vsi ti podatki so več ali manj prosto dostopni na spletu. S takšnim preventivnim korakom bomo že na začetku najverjetneje preprečili večje zamude s poplačili naših izdanih faktur.
Če se nam kljub temu pojavijo zapadle terjatve do kupcev, je pomembno, da čim prej pričnemo s pravilnimi aktivnostmi v cilju uspešnega poplačila terjatev. V te aktivnosti se šteje predsodni postopek izterjave oziroma pravočasno in redno opominjanje dolžnikov za poplačilo dolga. Če to ne uspe, nam ostane še postopek izterjave dolga na sodišču.
Vendar s časom se nam bo kaj lahko pričelo nabirati vse več in več zapadlih terjatev, ki jih pa sami praviloma ne bomo več zmožni uspešno upravljati. Zaradi prevelikega obsega dela z upravljanjem terjatev ne bomo imeli dovolj časa za normalno poslovanje našega podjetja. Ker nismo specializirani za upravljanje terjatev, verjetno ne bomo z dovolj ustreznimi in učinkoviti prijemi dolžnika primorali k poplačilu dolga. V tem primeru bo najboljša rešitev najem specializiranega upravljalca terjatev.
Z večanjem problema plačilne nediscipline v Sloveniji je posledično s tem na trgu kar nekaj profesionaliziranih upravljalcev terjatev. S celovitim upravljanjem naših terjatev lahko takšen izvajalec nas učinkovito časovno razbremeni in seveda pomaga k poplačilu naših terjatev. S tem se lahko bolj učinkovito posvetimo svojim poslom namesto terjatvam do upnikov. Specializirani upravljalec terjatev seveda bistveno bolje pozna pravilne in dovolj učinkovite prijeme načinov izterjave kot mi laik in s tem hitreje izterja dolg. Ker je upravljanje terjatev njegova osnovna dejavnost, ima specializirano znanje, kadre in tehnologijo. Poleg tega je izterjava učinkovitejša, če pri tem nastopi neka tretja oseba kot dobavitelj dolžnika.
Dokaz o smiselnosti najema upravljalca terjatev je tudi podatek, da velika večina upravljalcev doseže več kot 90% uspešnost vseh plačanih primerov pri izterjavi dolgov rešenih izven sodišča.
Najem upravljalca terjatev seveda tudi nekaj stane. Ker se stroški izterjave lahko zelo razlikujejo od enega do drugega primera, je upravljalcu težko določiti pavšalno ceno storitve. Mogoče bo najboljša rešitev, če se z upravljalcem dogovorimo, da v primeru uspešne izterjave oziroma poravnave dolga na naš račun prejme provizijo v obliki določenega odstotka od zneska terjane glavnice in zamudnih obresti. Tako smo s tem mi zavarovani pri dodatnih stroških v primeru neuspešne njihove predsodne izterjave.
V javnosti je pogosto mišljenje, da se upravljalca terjatev splača najeti le večjemu podjetju, kar pa ni res. Neplačani računi ravno tako, če ne še bolj prizadenejo tudi srednja in mikro podjetja. Kolikor manjše je podjetje, toliko manj je razpoložljivega kadra za upravljanje predsodnih terjatev. Če je upravljalec prilagodljiv, bo brez problema sodeloval tudi s samozaposlenim podjetnikom.
Če je naša terjatev vezana na podjetje v tujini, naj izberemo upravljalca, ki opravlja tudi mednarodne terjatve.
Najprej z izbranim upravljalcem terjatev podpišemo pogodbo o poslovnem sodelovanju. Med upravljalci se načini sodelovanja z naročnikom in postopki njihovih predsodnih izterjav nekoliko razlikujejo, vendar so v osnovi več ali manj isti. Upravljalcu predamo kopije neplačanih računov naših kupcev in njihove kontaktne podatke, v kolikor razpolagamo z njimi. S tem se naša naloga glede upravljanja terjatev konča in jo nadaljuje naš pooblaščeni upravljalec.
Upravljalec najprej s pomočjo svojih specializiranih programov podrobno preveri uspešnost poslovanja dolžnika, ki ga je prejel v obravnavo. Odvisno od načina dela upravljalca, ta zatem najprej kontaktira po telefonu dolžnika ali mu pošlje pisni opomin. Preko telefona dolžnika najprej opomni za plačilo terjatve in se skuša z njim dogovoriti za datum realizacije. Če dolžnik ne poravna dolga v obljubljenem terminu, takoj zatem upravljalec preko telefona zopet pozove dolžnika k poravnavi dolga.
Če kljub večkratnim telefonskim pozivom dolžnik ne poravna svojih obveznosti, upravljalec pošlje po pošti pisni opomin. V primeru ponovne neodzivnosti dolžnika, upravljalec po tednu dni ponovno pošlje pisni opomin. Pisne opomine praviloma pošilja po klasični pošti, lahko tudi v kombinaciji z elektronsko pošto ali SMS sporočili.
Ob tem pogosto stopnjuje pritisk na dolžnika, kot je na primer pošiljanje odvetniškega opomina s strani odvetnika, kar naj bi ustvarilo maksimalno resnost namere izterjave dolga. Ob vsem tem je pomembno, da upravljalec profesionalno izvaja postopek predsodne izterjave na takšen način, da ne poslabša odnosa med nami in našim kupcem – dolžnikom, s katerim želimo še sodelovati. Upravljalcu mora biti primarni pomen varovanje ugleda naših strank, zato mora narediti vse, da bi s človeških in profesionalnim pristopom k dolžniku uspel najti rešitev in ne bi ogrozil morebitnih nadaljnjih naših poslovnih odnosov. Zato je pomembno, da upravljalec še pred pričetkom postopka načrt izterjave uskladi z našimi željami glede na morebitne specifike posameznega dolžnika.
Strokoven in uspešen upravljalec terjatev nam bo na dogovorjeno obdobje redno pošiljal informacije glede aktivnosti vseh primerov izterjav, ki smo mu jih predali. Tako bomo z njimi vseskozi seznanjeni in bomo lažje načrtovali nadaljnje aktivnosti. Določeni upravljalci preko spleta omogočajo tudi 24-urni vpogled v stanje aktivnosti naših predanih primerov.
V primeru, da večkratni telefonski in pisni pozivi k poplačilu terjatev niso uspešni, je še druga možnost v sodni izterjavi. Vendar v tem primeru moramo vedeti, da bo sodni postopek lahko dolgotrajen in drag, ki ne bo nujno zagotavljal poplačila naše terjatve. Najprej mora upravljalec skrbno pregledati vso dokumentacijo v zvezi predloga sodne poravnave dolga. Mi mu predamo kopije izdanih neplačanih računov, morebitne naročilnice, razna morebitna potrdila dobave blaga ali opravljenih naših storitve s strani dolžnika. Skratka predamo mu vse dokumente, ki karkoli dokazujejo upravičenost izdaje naših faktur. Upravljalec preveri boniteto poslovanja dolžnika in na podlagi omenjenih prejetih dokumentov, višine dolgovane glavnice in časa trajanja terjatve skupaj s svojimi pravnimi strokovnjaki nam poda mnenje o smiselnosti pričetka sodne izvršbe. Pomembno je, da ta postopek sprožimo zgolj v primeru, da obstaja realna izterljivost terjatve.
Ena od možnosti zmanjšanja naših terjatev je tudi njihov odkup (faktoring). Naše nezapadle terjatve do kupcev lahko v zameno za takojšnje izplačilo ponudimo v odkup pooblaščenemu podjetju, ki se ukvarja z odkupom terjatev, ali tudi banki. S tem takoj pretvorimo terjatve v likvidna denarna sredstva in si zagotovimo nemoten finančni pretok brez dolgotrajnega čakanja 30, 60 ali celo 90 dni na prilive. Provizija, ki jo pri tem vzame pooblaščeno podjetje, je odvisna od vsakega posamičnega primera.
Postopek odkupa terjatve poteka po naslednjem zaporedju. Po prodaji blaga ali opravljene storitve kupcu izdamo račun. Izdani račun posredujemo še pooblaščenemu podjetju za odkup terjatev. Na podlagi prejetega računa to podjetje pripravi pogodbo o odkupu terjatev in odstopno izjavo za dolžnika oziroma našega kupca. Zatem to pooblaščeno podjetje odkupi terjatev ter nam na podlagi odstopljenega računa takoj izplača denarna sredstva, zmanjšana za dogovorjeno provizijo. Ob zapadlosti računa pa dolžnik njega poravna pooblaščenemu podjetju za odkup terjatev.
Odkup terjatev pa ni mogoč le pri nezapadlih fakturah, ampak je možen tudi pri zapadlih terjatvah. Običajno velja to za terjatve, katerih zapadlost ne presega 90 dni. Odkup zapadlih terjatev bo za nas dobrodošla, če imamo za svoje kupce dolge plačilne roke ali želimo občasno financirati svoje poslovanje na podlagi bonitetno ustreznih terjatev.
Obstaja tudi možnost odkupa preko verižne kompenzacije, kjer pooblaščeno podjetje za nas poišče verigo preko kupcev našega dolžnika.